App für Terminverwaltung (kostenlos)

[Haensn]

Hi Freunde,

ich spiele nebenberuflich in einer Hochzeitsband, die einigermaßen gut unterwegs ist. Ich kümmere mich um einen Großteil der Orga/Terminplanung, was irgendwann chaotisch werden kann, wenn man kein System hat (Anfragen, Reservierungen, Urlaube der Bandmitglieder, Verträge, Rechnungen, etc....).

Früher haben wir eine Kombination aus Google Calender und anderen Tools verwendet, wobei man da den Überblick schnell verlieren kann (wenn man kein System hat). Hauptberuflich bin ich Softwareentwickler und habe ein neues Hobby-Projekt gestartet. Dabei handelt es sich um eine kostenlose Anwendung, mit der meine Band jetzt schon eine Weile arbeitet. Möglicherweise könnte sie auch für andere Dienstleister hilfreich sein. Ich ziehe sehr viel Wissen und Informationen kostenlos aus dem Internet und war bisher meistens eher passiv unterwegs. Deswegen habe ich mir überlegt, dass die App mit dem jetzigen Funktionsumfang mein Beitrag an die Community sein soll.

Das ganze ist ein Hobbyprojekt und wird auch noch weiter ausgebaut. Ich habe da noch einige Ideen. Die Hauptfunktionen sind (momentan) unter anderem:

• Termine smart verwalten unter Berücksichtigung von Urlauben, Terminkonflikten, Terminkonflikten mit anderen Bands
• Terminstatus tracken
• Termine mit Kalender-App synchronisieren (iCal)
• Frei konfigurierbare Felder zum erfassen von Informationen, die der eigenen Gruppe wichtig sind

In der Zukunft könnte ich mir vorstellen:

• Zusammenarbeiten mit anderen Gruppen/Dienstleistern (Technik-Crew, etc.)
• Direkte verknüpfung mit Kontaktformular auf Dienstleister-Website
• Buchhaltung/Verträge.. mal schauen
• ...

Ich würde mich freuen, wenn der ein oder andere die App auch für nützlich hält. Feedback ist herzlich willkommen.

Es gibt ein Video, bei dem ich die Arbeit mit dem Tool erkläre (don't judge me, mein erstes YouTube-Video überhaupt): https://www.youtube.com/watch?v=Z3w-VkkwRJY

Hier wär der Link zur App: https://www.gigspace.app

Grazie mille!

 

[michmeng]

Viel Mühe, erstmal schon danke dafür.

Ich hab mir deine Seite mal angeschaut. In meinem Verständnis ist das eine Webapp, richtig? Also nix separat für Android oder iOS?
Wie stellst du denn sicher, dass niemand auf die Termine anderer Gruppen Zugriff hat?

Aber generell - funktionieren tut es ähnlich wie viele andere Kalender. Wenn ich z.B. in google einen Kalender für die Band erstelle und für alle Mitglieder freigebe, dann hab ich prinzipiell das gleiche, oder?

Einen großen Haken bei der Terminplanung aber beinhaltet auch dein Ansatz - die Pflege von Terminen anderer Art.
Normalerweise hat ja jede:r private Termine in eigenen Kalendern. Die sind bei Planungen aber extrem wichtig, weil z.B. Probentermine nur möglich sind, wenn nicht noch jemand an den in Frage kommenden Abenden Fußball spielt oder Hochzeitstag hat. Solange diese Termine aber in privaten Kalendern stehen, nutzen die besten gemeinsamen Kalender alleine für die Planung nicht viel. Um das zu ermöglichen, müsste jede:r eigene Termine auch in deiner App pflegen (also doppelt pflegen). Tja, und da fängt es an, schwierig zu werden....,-)
(es sei denn, in anderen Bands ist die Disziplin diesbezüglich höher, als in allen Bands, in denen ich bislang gespielt hab ;-) )

 

[Haensn]

Merci für dein Feedback. Das freut mich!

Du hast Recht, die Anwendung ist eine Webapp. Du kannst die App trotzdem auf Android und iOS installieren. Technisch ist es eine sog. "Progressive Web App", die das Look-and-Feel einer klassischen nativen App aufweist.

In der App kann man sich in Gruppen organisieren. Jeder sieht nur die Gigs der Gruppen, denen er zugeordnet ist. Das ist relativ streng programmiert.

Die Methode mit dem freigegebenen Google Kalender hatten wir auch. Die funktioniert im Prinzip auch. In meiner App hast du zusätzlich die folgenden Möglichkeiten:

• Alle Infos an einer Stelle. Ich spiele z.B. viel auf Hochzeiten. Da gibt's immer relativ viele Details (wie Ablauf), die halt zentral erfasst werden. Im Google Kalender gibt's eine "Description" oder so. Die ist halt relativ spartanisch.
• Ich tracke den Status der Gigs: Anfrage, Reservierung, Fix, whatever (kann man sich einstellen) und kann relativ genau filtern. Ich merke mir damit zum Beispiel Gigs vor, für die ich den Vertrag vorbereiten muss, oder auf den unterschriebenen Vertrag warte. Man findet durch's suchen und filtern schnell alles. Status haben auch unterschiedliche Wertigkeiten (geblockt, mit Vorbehalt, frei).
• Ich tracke auch Gigs, die nicht zustande kommen (weil wir absagen, oder weil der Interessent absagt). Das sind für uns nützliche Statistiken. Wenn ich das im Google Kalender mache, wird's schnell crazy.
• Bei der Terminprüfung werden auch Termine von anderen Gruppen berücksichtigt, die ein oder mehrere Mitglieder mit meiner Gruppe teilen. Ich sehe dann nur, dass die Person wegen einer anderen Gruppe nicht kann, aber keine Details.
• Ich kann mir frei Felder konfigurieren, die ich je Gig-Typ (z.B. Hochzeit) erfassen muss. Vertragspartner, Beginn, Ende, Gage, Songwünsche, whatever (wie jeder will). Das hilft auch wieder dabei, alle Infos an einer Stelle zu haben. Gerade, wenn man arbeitsteilig unterwegs ist, stellt man sicher, dass jeder keine wichtigen Sachen vergisst. Alles kann recht geschmeidig als CSV exportiert werden.
• Ich verwalte alle Kontakte.

Es geht schon etwas über den Funktionsumfang von Kalendern hinaus. Jede Gruppe kann sich das Tool in einem gewissen Rahmen selbst einstellen, wie es es benötigt. Natürlich kann es sein, dass viele Gruppen diesen "alle Infos an einer Stelle" nicht brauchen. Dann reicht in den meisten Fällen ein geteilter Kalender.

Der Punkt mit der doppelten Terminpflege ist leider wahr. Bei uns in der Band existiert das Problem nicht direkt. Das liegt möglicherweise aber auch daran, dass Hochzeiten bei uns 1,5 - 2 Jahre im Voraus ausgemacht werden. Bei den Abwesenheiten trägt dann jeder im Prinzip nur ein, wann er Urlaub machen würde. Sowas wie Fußball am kommenden Abend fällt da raus. Man könnte überlegen, dass private Kalender an die App freigegeben werden können und berücksichtigt werden. Ich muss mal überlegen, wie komplex das ist.

 

[der onk]

Ich frage mich gerade, ob die App "Konzertmeister" das nicht alles schon bietet...

domg

 

[Haensn]

Gut möglich... :-D Ich kannte die Anwendung noch nicht. Auf den ersten Blick ist sie stark an Vereine, Orchester, Blaskapellen gerichtet. Vielleicht ist sie mir deswegen noch nicht untergekommen, weil da der Fokus ein anderer ist.

 

[Shinoby]

Hallo zusammen,

ich habe mir GigSpace etwas intensiver angeschaut und bin auch im regen Austausch mit @Haensn .
Ich find's sehr fein, ein paar Feinheiten sind noch verbesserungswürdig, aber da ist er dran

Wofür den Entwickler nichts kann, was aber echt unschön ist, ist die Synchronisierung mit Google-Kalendern.
Das hängt aber an Google, kann mit ein paar Minuten (einmalig) Zeit angepasst werden dass es so funktioniert wie es sein sollte.
Für diejenigen, die es interessiert, und falls jemand vielleicht dieselbe Frage hat:
Google aktualisiert die Kalender nur alle 1-2 Tage, man kann das nichtmal manuell anstoßen.
Sprich ich trage bspw. eine Gig-Anfrage ein, und im Google-Kalender der Bandmitglieder erscheint das im dümmsten Fall erst 2 Tage später.
Das ist natürlich null praktikabel.
Aber wie gesagt, lässt sich mit sehr überschaubarem Aufwand umgehen, dann aktualisiert es in einem Intervall eigener Wahl (ich habe bei mir 1 Minute eingestellt und das tut ).
Sollte jemand dasselbe Problem haben, ich bin da gerne behilflich.

Konzertmeister hab ich mir angeschaut, und im Vergleich muss ich sagen, cooles Teil, aber für die wirklich relevanten Funktionen muss man auch ein Abo abschließen (und zwar für jede Band eins).
Ich bin da relativ schnell an die Grenzen gestoßen.
Es ist natürlich wesentlich ausgereifter, hat dafür aber auch viele Optionen, die für eine Band gar nicht benötigt werden.
Und man hat nicht die Freiheiten, sich alles selbst anzupassen wie bei GigSpace, sondern hat vieles vorgegeben (Status usw.).

Insgesamt mag ich genau das an GigSpace, dass alles offen gestaltet ist, man also alles so einrichten kann, wie man es (für genau diese Band) benötigt.

Also ich bin gespannt, wo die Reise hingeht, was an neuen Funktionen kommt usw.

 

[gitarrero!]

Wofür den Entwickler nichts kann, was aber echt unschön ist, ist die Synchronisierung mit Google-Kalendern.
Das hängt aber an Google, kann mit ein paar Minuten (einmalig) Zeit angepasst werden dass es so funktioniert wie es sein sollte.

Muss das jeder Nutzer in seinem eigenen Google-Kalender vornehmen?

Und werden die Termine aus verschiedenen Google-Kalendern mitsamt allen Daten und Attributen bei GigSpace eingeblendet (Titel, Teilnehmer, Ortsangabe, Notizen usw.) oder werden die Zeitschlitze nur als "nicht verfügbar" angezeigt?

 

[Shinoby]

@gitarrero! Ja, die Änderung muss jeder Nutzer in seinem eigenen Google-Kalender vornehmen, das wird nicht zentral für den GigSpace-Kalender gemacht.

Wenn ich mich recht erinnere, werden bei GigSpace die Termine anderer Bands von Bandmitgliedern nicht explizit angezeigt (also weder bei der Gig-Übersicht, noch bei den Abwesenheiten), sondern werden nur als Terminkollisionen beim Erstellen von neuen Terminen angezeigt. Dort wird dann der Termin lediglich als geblockt angezeigt mit "andere Gruppe", Uhrzeit (oder ganztägig) und der Name des Benutzers:

 

[dr_rollo]

Die App Bandhelper würde das auch liefern und noch mehr. Neben der kompletten Songlibrary incl. Sheets und Audios kann sie auch Termine verwalten, Kontakte, Finanzen, bietet Checklisten, Bühnenpläne und Trainingsprotokoll. Zusätzlich kann man noch verschiedene Dateien hochladen. Synchronisiert sich mit allen verbundenen Devices über eine Internet Datenbank. Das bietet sich an, wenn eh alle ein Tablet für die Songs und Sheets nutzt, was bei uns bis auf den Basser der Fall ist, der halt leider Tablet-Verweigerer ist und als einziger noch nen Oldschool-Ordner auf Notenpult nutzt.
Für mich als langjähriger Bandhelper etwas Overkill, daher nutze ich nur die Standard-Funktionalität der Song- und Setlist-Verwaltung.
Nichtsdestotrotz haben wir einen Bandkalender, bei uns auf iCloud Basis, was auch mit Android Geräten funktioniert. Für mich, der die Termine koordiniert und Anfragen von Veranstaltern beantworten muss ein unverzichtbares Muss. Das Problem, an dem wir lange arbeiten mussten, um es zu disziplinieren - und das betrifft auch jede, wie auch die hier vorgestellte App - ist, dass man Termine pflegen muss. Bei uns ist ganz klar die Ansage, dass der Bandkalender verpflichtend ist. Wenn da jemand nicht eingetragen hat, dass er an einem bestimmten Termin verhindert ist, heißt das, ich kann den Termin ohne Rückfrage zusagen. Steht dort von jemandem ein Block eingetragen, kann ich nachfragen, ob der verschoben werden kann.
Mittlerweile hat jeder diesen Kalender in seinem Smartphone Kalender eingebunden, und daher ständig im Zugriff. Außerdem sind die Mitteilungen aktiviert, dass jeder jede Änderung, jeden neuen Eintrag, jede Löschung mitbekommt. Das war ein langer Weg. Bei einer zusätzlichen App, die man extra aufmachen muss, um etwas einzutragen - und wenn es nur die Bandhelper App ist, die (fast) alle auf ihrem Tablet haben, würde das ständig in die Hose gehen, das zeigt leider die Erfahrung.
Unsere Sängerin, die leider ständig den Kalender in ihrem Smartphone zerschießt, hat es mittlerweile zumindest soweit drauf, dass sie mir Termine per WhatsApp schickt, die ich dann ggf. für sie eintrage.
Bei meiner zweiten Band kann ich mich leider nicht mit einem gemeinsamen Kalender durchsetzen. Da gibt es endlose Diskussionen über WhatsApp, wo man schnell den Faden und den Überblick verliert. Da arbeite ich noch dran. Aber eine separate App wäre hier überhaupt keine Lösung, das muss ich gar nicht erst anbringen.