Terminplanung, -findung, -abstimmung mit einer Apps?

[philippmn]

Hallo Leute,

in unserer Band mit neun Leuten ist die Terminfindung nicht immer leicht. Aktuell erstellen wir für jede Probe und jeden Auftritt eine Doodle Liste. Bis ich hier alle Antworten zusammen habe, vergehen schon mal ein paar Tage. Das würde ich gerne optimieren.
Außerdem möchte ich nicht jedes Mal eine neue Doodle Liste erstellen.

Wie macht ihr das?

Gibt es inzwischen Tools und Apps, mit denen man Termine mit einer Gruppe von Personen besser finden, planen und abstimmen kann?

Ich habe auch schon überlegt einen Abwesenheitskalender einzuführen. Dort könnte jeder die Abende eintragen, an denen er Zeit hat. Ich glaube aber, das scheitert daran, dass die einzelnen Musiker den Kalender nicht aktuell halten werden…

Habt ihr Tipps für uns?

Hier noch mal unsere Anforderung:

• Software als App für iOS und Android
• Mitteilungen (rote Zahlen am Appsymvol) damit wichtige Infos im täglichen Handy Wahnsinn nicht untergehen.
• Einfaches Erstellen von Terminabfragen (wer hat an einem bestimmten Termin Zeit?)
• Finden von passenden Terminen (wann können wir die Aufnahme machen, Terminvorschläge)

Danke und VG Philipp

 

[siebass]

moin,
ich hab' vor 'ner weile damit rumgespielt, kenne aber die details nicht mehr wirklich:
google kalender?
https://calendar.google.com
entweder über einen gemeinsamen account oder einen account mit einer gästeliste für die anderen.
gruß, horst

 

[Cards]

Ich hab so ne App zur Schichtplanung, da ich in der Gastro arbeite. App heißt "Gastromatic". Die kann genau das geforderte.
Aber keine Ahnung ob, man die auch für den privaten Gebrauch, Zweckentfremden kann.

 

[MrC]

Hier im Bereich Musik-Praxis gibt's doch einen Unterordner für Apps:

https://www.musiker-board.de/forum/apps.997/

Bandhelper könnte 'ne Möglichkeit sein, ist zur reinen Terminabsprache aber wohl eher mit Kanonen auf Spatzen geschossen.

Ansonsten einen gemeinsamen Google-Kalender verwenden.

 

[HaraldS]

Konzertmeister! Funktioniert bei vielen Ensembles.

 

[startom]

Wie macht ihr das?

Oldschool.

Wir einigen uns auf einen bestimmten Wochentag. Wer dann keine Zeit hat, ist in der Pflicht, früh genug abzusagen. Dann wird an diesem Tag geübt.
Sobald zu viele Bandmitglieder an diesem Wochentag keine Zeit mehr haben (neue Fixtermine, etc.), dann einigen wir uns auf einen neuen, anderen Wochentag.
Klappt bei uns seit 18 Jahren.

Technologie ersetzt nicht den Willen zum (sich selber) Organisieren.

 

[Mfk0815]

seh ich genau so.

Wir, aktuell drei Leute, haben einen fixen, wöchentlichen Probetermin. Sollte es driftige Gründe geben, den Termin zu verschieben oder gar abzusagen, so wird das am Ende der vorhergehenden Probe besprochen. Für kurzfristige Änderungen gibts Signal bzw. simpel das Telefon.
und das, obwohl wir alle drei Softwareentwickler sind, die ja notorisch nach einer programmtechnischen Lösung suchen.

Das ist bei neun Leuten sicher schwieriger, allerdings finde ich dass es einfacher ist, feste Termine zu vereinbaren. Und bei neun Leuten kann man ja als Notprogramm Spezialproben mit einer reduzierten Besetzung machen, finde ich.
und wenn es mit simplem Reden nicht funktioniert, dann sollte vielmehr nach der Ursache dafür gesucht werden und nicht nach einem Tool. Denn das beste Tool kann nicht wirklich helfen wenn die Terminfindung ohne demselben gar nicht funktioniert.

 

[Tracii]

So ist es.

Der Probetermin steht und jeder ist in der Pflicht, seine anderen Termine da herum zu platzieren. Natürlich gibt es Dinge, die man nicht verschieben kann, die sollten jedoch die Ausnahme sein und nicht die Regel.

Was immer schwierig war, waren Bandmitglieder in Schicht- und Bereitschaftsdienst. Irgendwie ging das, aber es war halt immer gefühlt auf Zuruf und nie um mehr als den aktuellen Dienstplan voraus planbar. Ich bin heilfroh, dass wir uns zur Zeit auf einen Wochentag geeinigt haben. Wobei: Das halbe Jahr, wo wir einen Berufsmusiker in der Band hatten, war es auch nicht viel besser. Der hatte quasi immer Bereitschaft.

 

[noslash]

Es gibt so Familienkalender-Apps. Wir verwenden das für die Proberaumbelegung weil wir uns den Raum teilen. Da funktioniert das sehr gut. Aber hinsichtlich Terminausmachen steht und fällt der Erfolg meiner Meinung nach mit dem Aktuell halten von Terminen - und da sehe ich langfristig schwarz. Der eine trägt die privaten Termine in sein Büro-Outlook ein, der nächste verwendet privat Googlekalender, der andere in den Kalender in der Küche old school mit Bleistift....

ich habe, wie ich das gelesen habe, ein wenig nachgedacht... mir ist jetzt ausser bei der Musik nichts eingefallen, wo man "dauernd" Termine abstimmt und "dauernd" nachfragen muss, wer wann Zeit hat. Beim Fussballtraining, beim Ballettunterrricht, bei den Reitstunden (und was immer noch Kinder so machen) gibt es vorgegebene Trainingszeiten - und wer nicht kommt, hat halt Pech gehabt. Da gibt es keine Umfrage jede zweite Woche, wann es denn den Eltern genehm wäre, wenn die Stunden stattfinden würden. Und ich unterstelle auch, dass die Eltern "wahnsinnig" werden würden, wenn sich die Zeiten jede Woche anders gestalten würden. Da kannst du ja nichts mehr planen. Meine Eltern sind immer fix am Dienstag mit Freunden zum Tanzen gegangen - nicht einmal so und dann wieder so. Auch die Tarokrunde meines Vaters hatte einen fixen Wochentage. Wie ich noch Tennis und Meisterschaft gespielt habe, war das Mannschaftstraining immer am Montag. Wer nicht regelmäßig kam, wurde auch nicht aufgestellt. ... auch der Pfarrer fragt bei der Sonntagspredigt nicht, zu welcher Uhrzeit er nächste Woche starten soll ... ;-)

Ich unterstelle, dass es auch für die Familie leichter ist, wenn der Partner weiss, dass die Probe in der Regel zum Beispiel am Dienstag stattfindet.

Ich bin daher bei den Vorrednern, dass es fixe Probetermine geben sollte nach denen es sich dann jeder richten kann. Man kann ja diese Tage flexibler ausmachen. Zum Beispiel in ungeraden Wochen am Dienstag proben, in geraden Wochen am Donnerstag...
das Abstimmen unregelmäßiger Termine, ob jeder am Tag eines Konzerts Zeit hat, bleibt ja dann noch immer übrig - und ist eh aufwändig genug.


ich gehe sogar mittlerweile soweit, dass man anhand der Verfügbarkeit der Leute erkennen kann, ob die überhaupt gemeinsam Musik machen wollen...

 

[killnoizer]

Sehe ich genau so. Bei mir sind es derzeit WerkstattDates im Team, das ist aber genau das gleiche. Zusammenreißen, hingehen, wieder was geschafft . Beim Sport war es früher ebenfalls sehr straight, am Treffpunkt wurde MAXIMAL 15 Minuten gewartet und dann war eben Abfahrt, fertig.

Bei größeren Treffen mit 10 oder mehr Teilnehmern lege ich jetzt seit Jahren einfach ein Datum fest und fertig, das steht dann und jeder kann sich drauf einrichten. Oder nicht.

 

[noslash]

Unternehmensintern haben wir den Vorteil, dass wir im Outlook sehen, wer wann Zeit hat. Da gibt es dann auch keine Abstimmungsrunde sondern es werden halt einfach Termine ausgeschickt.
Ich bin auch Ausschussleiter in eine übergeordneten Organisation: Getagt wird so ca. alle 2 Monate. Dort wird hie und da gedoodelt, aber meistens wird am Ende der Ausschusssitzung der nächste Termin festgelegt. Wer nicht dabei ist, hat halt Pech gehabt. Der kann dann beim nächsten Termin sein oder eben wieder nicht... nur beim Doodeln ist das auch kein "Wünsch Dir Was". Da schlage ich dann drei Termine vor, und der wo die meisten zusagen, wird es. Wer an keinen der Termine kann, hat halt Pech.

 

[dubbel]

Aktuell erstellen wir für jede Probe und jeden Auftritt eine Doodle Liste. Bis ich hier alle Antworten zusammen habe, vergehen schon mal ein paar Tage. Das würde ich gerne optimieren.

doodle dauert weniger als 5 minuten.
wenn ich da etwas im prozess optimieren will, ist nicht die website/app der flaschenhals.

 

[noslash]

doodle dauert weniger als 5 minuten.
wenn ich da etwas im prozess optimieren will, ist nicht die website/app der flaschenhals.

Meine Erfahrung im Job, und daher verstehe ich auch den Threadersteller. Wenn ich am Dienstag ein Doodle erstelle, und ich schreibe hier von der Arbeit bitte, habe ich am Montag darauf eine Antwortquote von Zwei Drittel - wenn ich Glück habe.

 

[MrC]

Nach meiner Erfahrung ist Doodle zwar praktisch, aber ineffektiv. Einfach, weil oft das bißchen Disziplin fehlt, zeitnah zu antworten. Für gelegentliche Sachen (z.B. Abstimmung, welche Song-Vorschläge bei der Cover-Band in die engere Auswahl kommen) ist das okay, da kann man immer noch sagen: "Wer nicht antwortet, muss mit dem Ergebnis leben können". Ansonsten ein an sich nützliches Tool, wenn's denn im Sinne des Erfinders von allen genutzt werden würde.

In meiner Ex-Band war's mit den Probeterminen relativ einfach: Wochenende kam nicht in Frage (Familie), wegen Schichtdienst konnte ein Bandmitglied nur Dienstag abends, ein anderer nur jede zweite Woche abends. Und so stand von vornherein jede zweite Woche Dienstagabend fest. Bei der Probe wurden die nächsten zwei, drei Probetermine nochmal überprüft (Schichtvertretung, Urlaub, Feiertage etc.) und dann nochmal in die WhatsApp-Gruppe gestellt, damit wirklich alle Bescheid wußten. Hat gut funktioniert! Und einen festen Probetermin halte ich für die weitaus überwiegende Mehrzahl der Band-Situationen für beinahe unerläßlich.

Und Tools wie z.B. Doodle oder Bandhelper sind 'ne feine Sache ... WENN sich jede/r darauf einläßt. Aber eben auch nur dann. Es fängt ja manchmal schon damit an, dass jemand grundsätzlich keine Google-Funktionen nutzen will oder man sich nicht auf einen Messaging-Dienst einigen kann ...

Meint

MrC

 

[HaraldS]

Das Grundproblem von des Threaderstellers Band besteht vielleicht eher darin, dass alle nach einer Probe/Auftritt auseinandergehen, ohne den nächsten Termin gleich vor Ort geklärt zu haben.

Das würde ich mal grundsätzlich ändern. Das erhöht nämlich die Verbindlichkeit für alle, wenn man sich bei einer Terminabsprache in Person gegenüber sitzt. Und erst, wenn eine hohe Verbindlichkeit für alle klar ist, könnte man über die vor Ort verabredeten Termine hinaus auch an elektronische Terminplanung gehen.

 

[philippmn]

Eure Tipps sind alle gut und nachvollziehbar!

Wir haben auch nen festen Probentag, aber da können nicht immer alle. Nicht weiter schlimm, im Schnitt kommen wir so auf 2-3 Freitagabende pro Monat.

Manchmal brauchen wir auch zusätzliche Proben oder Aufnahme Termine.

Und dann kommen da ja noch die Auftrittsanfragen dazu.

Was mir als Organisator fehlt, ist eine zentrale Stelle, an der alle Termine inkl Zu- und Absage je bandmemeber aufgelistet sind. Das sollte einfach änderbar sein. Und neue Termine müssen bei allen „ankommen“ (pushnachricht etc.)

Nur mit ner Absprache in der Probe kommen wir da nicht ganz durch.
Wir können auch nicht sagen, wer halt nicht kommt hat Pech. Wir sind teilweise nicht spielfähig. Das sollten wir schon vorher wissen. Und die WhatsApp Gruppe ist einfach zu unübersichtlich.

Daher die Frage, welche Tools ihr so nutzt.

Ich hab inzwischen Konzertmeister getestet. Das schaut sehr gut aus.

VG Philipp

 

[noslash]

Von wie vielen Leuten reden wir eigentlich? Und welche Art von Musik bzw. Gigs? Bezahlte?

 

[philippmn]

9 Musiker, ein Tontechniker. Hobbyband, Gage geht aufs Bandkonto. Wir haben zwei Profimusiker dabei, die das aber ohne Bezahlung machen, weil wir uns teilweise schon seitm Kindergarten kennen.

Warum fragst Du?

 

[noslash]

Weil ihr das mit den Auftrittsanfragen zumindest relativ einfach lösen könntet: Es kommt eine Anfrage rein, du als Bandorganisator machst einen ersten Queck, ob der Auftritt für euch interessant sein könnte. Dann Info an alle, dass am Tag x in der Stadt y ein Gig ansteht. Dann setzt ihr euch ein Zeitlimit von zum Beispiel 12 h. In der Zeit müssen die Leute absagen. Nachher kannst du noch immer alle Details klären und ihr dann ggf. auch wieder absagen.

 

[chris_kah]

Wir haben in unserer kleinen Tanzgruppe(nur für uns, Hobby, max. 14 Personen), bei der die Verteilung auch wichtig ist (Wieviele Paare kommen, geht es auf?) einen Doodle und parallel dazu kommuniziert man kurzfristiges per Messenger (Signal, Whatsapp). Das funktioniert.

In so einer Band wäre Doodle sicher hilfreich.
Auftrittsanfrage kann man dann schnell per Messenger abfragen.
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In meinem Trio machen wir das ganz einfach per e-mail.