GRF Open 2021

[roamingBuffalo]

Nach Rücksprache mit dem "Bürchermässder" versucht die Gemeinde Großrinderfeld, zusammen mit der Feuerwehr und dem Sportverein (und mir halt) so ca. ungefähr grob Ende Mai 2021 ein "Umsonst & Draußen"-artiges Projekt auf die noch dürren Beinchen zu stellen. Es werden Bewerbungen, Hilfe, Tipps, etc. angenommen.

Derzeit sind die Planungen gerademal soweit, dass wir uns einig sind, es versuchen zu wollen und die Gemeinde ein passendes Grundstück zur Verfügung stellt, welches in einem fast leeren Industriegebiet am Ortsrand liegt - neben der Feuerwehr, die ihren Neubau nächstes Jahr eh mit Getöse einweihen wollte. Daher versucht der Bürgermeister nun, in Absprache mit der Feuerwehr als dem wahrscheinlich offiziellen Ausrichter und der - hier in der Gegend üblicherweise dafür angesprochenen - Distelhäuser Brauerei, einen Termin zu bestimmen, zu dem genügend Bierzeltgarnituren zur Verfügung stehen (man muss ja erhöhten Platzbedarf wegen coronabedingten Abständen einplanen.

Wir sind aber ernsthaft dabei, das Alles hinkriegen zu wollen und daher biete ich hier an, dass sich Musiker und Bands der groben Richtung Rock (von Softrock über Hard- und Heavy bis Metal und da sowohl eigene Songs, wie auch Covers) melden können. Wir werden auch ein paar Newcomern die Möglichkeit bieten mal auf einer richtigen Bühne zu stehen, aber genauso freuen wir uns, wenn ein paar namhaftere Bands zusagen sollten. Ich betone aber nochmal, dass außer ordentlichem Essen und guten Getränken nur Ruhm und Ehre zu holen sind! Wir gehen auch nicht davon aus, einen messbaren Gewinn zu machen. Wenn was übrigbleibt kriegen es evtl. die Vereine, oder wir einigen uns auf einen edleren Zweck. Uns geht es vor Allem darum, dass auch in unklaren Zeiten mal was organisiert wird. Wir wollen nicht total vor der Pandemie einknicken und wenn es zu dem anvisierten Zeitpunkt nicht völlig unmöglich ist, dann wollen wir es auch durchziehen.

Ich biete an, Alle Interessierten - hier oder in einem gesonderten Chat -auf dem Laufenden zu halten und bin für jede Hilfe dankbar, da ich das auch zum ersten Mal mache.

Micha

 

[thorwin]

So teilnehmertechnisch ist das nix für mich, aber coole Aktion auf jeden Fall.

 

[DerZauberer]

und bin für jede Hilfe dankbar, da ich das auch zum ersten Mal mache.

Es gab vor einer ganzen Weile einen tollen Thread, wo jemand ein kleines Festival selbst organisiert hat - den finde ich leider nicht mehr, vielleicht mal tiefer in die Suchfunktion einsteigen oder jemand anders erinnert sich noch dran?

 

[Ralphgue]

Ein paar Stichworte spontan...

Bühne überdacht
Mischpult (FOH) Platz vor der Bühne überdacht
Ausreichend Strom
Eine gute PA und Licht vom Verleiher inkl. Personal
Zugang zur Bühne von Hinten/Seite mit PKW zum Be/Entladen der Instrumente
Abstellraum (bewacht) und Garderobe für Musiker
Wenn schon ohne Gage (ich bin gespannt, wer das macht) mindestens Kostenpauschale Benzingeld)
Eine Backline (Drums/Boxen etc.) für die Newcomerbands, um die Umbauzeiten kleinzuhalten
Ordnungsdienst / Rotes Kreuz

 

[Mr. Pickles]

Stichworte:
- Hygienekonzept
- Versicherung ( Angesichts von Corona würde ich da Sichergehen inwiefern du persönlich bei einem Infektionsgeschehen haftbar wärst udn wie du dich davor absichern kannst)
- Genehmigungen. Da weiß ich auch nicht ob das "jo machmer hald" vom Bürgermeister wirklich reicht.


Berechtigte Zweifel:
Ich würde jetzt Aufgrund deiner Vorgehnesweise und deiner Fragen schlussfolgern, dass das deine erste Veranstaltung ist. An anderer Stelle hatte ich ja auch schon geschrieben, dass eine Verletzung von Hygienekonzept erhebliche Finanzielle Strafen mit sich ziehen kann und wenn du als Veranstalter dafür haftest kanns auch ans Privatvermögen gehen.

Also Generell solltest du in jedem Fall noch Mitstreiter suchen, die dir alle bisher hier gestellten Fragen aus dem Effeff beantworten können und zumindest bei normalen Veranstaltungen routiniert sind. evtl. gibts ja ne Band in euerer Gegend die selber veranstaltet, z.B. Große Coverband, die hat dann evtl. sogar ne PA am Start die sie Stellen könnten. ;-)

Grüße

 

[roamingBuffalo]

Erstmal herzlichen Dank - vor Allem für die Stichworte. Ich halte Euch auf dem Laufenden. Bislang haben sich - neben meinen beiden Bandprojekten - drei weitere beworben und zwei Interesse bekundet. Wir sind aber auch grad ganz am Anfang.
Was die Absicherung betrifft - mal sehen. Der Bürgermeister klärt das mit der Feuerwehr, welche neben dem Gelände einen Neubau hat den sie just zu dem Zeitpunkt einweihen will - daher der Gedanke, das zusammenzulegen - evtl. mit der FFW als Veranstalter und vielleicht dem Sportverein zur Unterstützung, dazu die lokale Größe von Brauerei und weiteres Essen /Trinken von namhaften Firmen aus der Gemeinde. Strom gibts vom neuen Feuerwehrhaus genug, die Anfahrt sollte über deren Gelände möglich sein, die Bühne wird dahingestellt, wo das FFW-Gelände aufhört, daran anschließend ein größeres Freigelände das der Gemeinde gehört und entlang einer Straße in Richtung Würzburg bzw. Wald verläuft. Eine Mitglied einer der Bands die schon zugesagt haben hat einen PA-Verleih, wir lassen gerade ein Angebot machen. Wir gehen davon aus, dass rechtlich bis zu 500 Teilnehmer zulässig sein müssen und das das auch die höchste zu erwartende Anzahl ist. Mit dieser Größe planen wir jetzt erstmal.
Mir ist auch klar, dass ich jetzt mal mit der GEMA reden muß und der Bürgermeister wird nichts unternehmen, was der Landkreis nicht absegnet - jedenfalls soweit es was kostet oder kosten könnte.

 

[Mr. Pickles]

Stichwort GEMA:
Da müssen soweit ich weis alle Sponsorings angegeben werden. Also da auch nochmal nachhaken

 

[Drummerle]

Vieles wurde ja schon gesagt - aber neben einem Hygiene-Konzept muss auch ein Sicherheitskonzept geschrieben werden. Vor allem das hat es sich bei Festivals mittlerweile in sich. In meiner Heimatgemeinde findet seit Jahren eines der größten ehrenamtlich organisierten Festivals statt - mittlerweile sind dort alle zwei Jahre 10.000 Leute - natürlich eine ganz andere Größenordnung. Das Sicherheitskonzept wurde seit eh und jeh von einem engangierten Bekannten aus der Feuerwehr geschrieben - dieser hat es bei der Sicherheitseinweisung vor dem letzten Festival gut auf den Punkt gebracht: War vor 15 Jahren noch das Unwetter das Worst-Case-Szeniario. Das Konzept musste aufgrund von Erfahrungen erst nach der Massenpanik bei der Loveparade und dann nochmal nach der Anschlagsgefahr (Auto rast in Menschenmenge oder Bombendrohung) komplett umgeschrieben werden und fasst mittlerweile mehrere huntert Seiten. Da ist es praktisch, wenn man jemanden hat, der in der Hinsicht erfahrung hat - und evtl. noch die Leute bei der Stadt kennt, die das alles dann genemigen müssen. Fluchtwege, Secruety, Rettungsdienste und auch wirkliche Worst-Case-Szeniarien sollten auf jeden Fall durchdacht sein.

 

[roamingBuffalo]

neben einem Hygiene-Konzept muss auch ein Sicherheitskonzept geschrieben werden

Is vorgemerkt und wird bestimmt lustig. Allerdings ist hier noch Chaosphase und der Termin steht noch nicht fest, was mir grad auf den Nägeln brennt.

 

[roamingBuffalo]

Also, der Bürgermeister hat das mal mit der Feuerwehr besprochen, die vermutlich als Veranstalter auftritt. Sobald das und ein Datum geklärt sind geht es weiter. Bis dahin muss ich die Füße etwas stiller halten, auch wenn ich derzeit vor lauter Aufregung kaum schlafen kann und mir laufend neue Ideen kommen, die ich gern diskutieren möchte. Angeblich wird es diese Woche noch entschieden.

 

[Linkshänder]

mir laufend neue Ideen kommen

Einfach aufschreiben und sobald der Termin geklärt ist wie ein Maschinengewehr losfeuern^^

 

[roamingBuffalo]

Mal ein kleiner Zwischenstand - nicht dass Ihr denkt, es hätte sich stillschweigend erledigt:

Wegen Corona hatte der Bürgermeister wohl andere Prioritäten, gleichwohl dann aber doch mit der Feuerwehr gesprochen und die haben tatsächlich auch Interesse bekundet und inzwischen steh ich mit dem Kommandanten in direktem Gespräch. Diese Woche soll es einen Ortstermin geben und da hoffe ich auch das endgültige Datum klären zu können, denn bisher waren die Aussagen zwischen Ende Mai und Anfang Juni noch etwas unklar. Ich scharre also mit den Hufen und hätte musikalisch schon genug Anfragen um zwei Tage Programm zu machen, gehe aber weiterhin von einem (langen) Tag aus.

Der GEMA hatte ich mit relativ genauen Vorgaben eine Anfrage geschickt, aber bislang keine Rückmeldung (außer, dass sie die Anfrage gekriegt haben).

 

[roamingBuffalo]

So Freunde der heftigeren Muse,

nach einem guten und ausgiebigen Gespräch mit dem Firechief, läßt dieser das noch von seiner Truppe absegnen und dann sieht der Plan folgendermaßen aus:

Das Wochenende an dem es stattfinden soll ist Freitag 25.06.2021 - Sonntag, 27.06.2021, Kerntag natürlich der Samstag, 26.06.2021, Beginn vermutlich ab 10:00 oder 10:30 Uhr und dann bis in die Puppen - also über Mitternacht hinaus, solang es Spaß macht. Die ursprüngliche Info des Bürgermeisters war ja Ende Mai, aber der hatte sich schlicht um einen Monat verhört.

Je nachdem, wie der PA-Verleih (vor Allem preislich) dazu steht könnte es sein, dass wir schon am Freitag Nachmittag anfangen, zumal sich inzwischen schon soviele Bands gemeldet haben. Aber das ist bislang nur ein Gedanke.

Wir haben die Punkte Sicherheits- und Hygienekonzept mit den Gegebenheiten durchgesprochen und denken, dass wir das ganz gut hinkriegen werden.

Es bleibt dabei, dass die Musiker (und eine zahlenmäßig vertretbare Road Crew) sowie die Helfer ordentlich zu Beissen und Trinken frei haben, ansonsten aber nichts gezahlt werden kann. Die Gewinnerwartung der Feuerwehr als Veranstalter ist - da freier Eintritt - eh minimal bis negativ und resultiert lediglich aus den Einnahmen für Speis und Trank minus aller Ausgaben.

Umso wichtiger ist, dass es soviel Spaß machen soll wie möglich und dazu gehört neben der Verpflegung, dass (so Gott will) alle Beteiligten und hier meine ich insbesondere die Bands, gut behandelt fühlen.

Aus Gründen der Transparenz und natürlich auch der Werbung für das Event ist daher eine Homepage in Planung.

Neben Bands, Helfern und potentiellem Publikum suchen wir dann natürlich auch Sponsoren.

Zu allen Punkten und dem, was vielleicht übersehen wurde, bin ich weiterhin für Tipps, Tricks und Tracks ... ach nee, das war jetzt Mickey Maus ... also für Hinweise jeder Art dankbar.

Dass wir das nur durchziehen können, wenn Corona wenigstens 500 Zuhörer zulässt, ist leider auch klar.

 

[Linkshänder]

Hört sich doch super an. Wir wären natürlich nach wie vor interessiert

 

[roamingBuffalo]

So, jetzt was, was sich weniger gut anhört:

Ein Wenig war mir klar, dass Feuerwehrintern ein Raunen durch die Entscheider gehen würde, sobald ich erstmal Angebote für den vmtl. dicksten Brocken - Bühne mit Dach. PA und Licht - vorlege. Ich dachte ja, in Coronazeiten haben die Verleiher eh nix zu tun und das geht schnell. Dem war aber nicht so. Dennoch habe ich letzte Woche von beiden Firmen das Angebot erhalten. Es gibt Unterschiede, aber im Großen und Ganzen sind sie vergleichbar und das günstigere liegt bei ca. 6.000 € für Musik an zwei Tagen. Das ist natürlich ein Corona-Spezial-Freundschaftspreis und nicht zwangsläufig auf kommende Jahre übertragbar.

Als ich nun aber endlich mal den Feuerwehrchef erreichte kam ich gar nicht soweit. Er war etwas kleinlaut und gestand, dass ich deshalb länger nix gehört habe, weil intern nochmal die Diskussion entbrannt war, ob das Ganze angesichts der Corona-Entwicklung überhaupt durchführbar sei und man hatte sich letztlich entschlossen, als Veranstalter gern, aber erst ab 2022 aufzutreten.
Das habe ich also am Freitag Abend erfahren und musste es erstmal verdauen.

Ich hab dann noch ein paar Gespräche geführt, weil ich zu dem Schluss gekommen bin, dass ich viel zu stur bin, um jetzt schon aufzugeben und das insbesondere, weil die Resonanz auf die Idee bislang so positiv war (jedenfalls habe ich es so empfunden)
Was ich in Erfahrung gebracht habe ist, dass die Gemeinde für das Grundstück nicht so schnell mit einem Käufer rechnet und es uns wohl weiterhin für die Veranstaltung zur Verfügung stünde und das vmtl. auch kostenlos, solange wir nicht plötzlich kommerzielle Ziele verfolgen.

Auch ist es so, dass uns die Feuerwehr zumindest in gewissem Rahmen unterstützen würde - z.B. haben sie einen abschließbaren, trockenen Lagerraum im neuen Gebäude, der eine große Tür nach außen hat und uns zum Lagern der Technik zur Verfügung stünde. Auch Wasser und Strom könnten wir evtl. von der FFW bekommen. Allerdings hat einer der PA-Verleiher mal aufgelistet, was er an Anschlüssen bräuchte und da langt es Amperemäßig im neuen FFW-Headquarter nicht ganz. Nun ist aber das Grundstück ein großes zum Bauen in einem Industriegebiet. Ergo liegt alles da und wir könnten das E-Werk um einen Bauanschluß ersuchen.

Und nun zum WIR:
Alleine komm ich nicht mehr weiter, auch wenn ich vielerlei Rat bekomme.
Ich hab also auch einen Traum und nun such ich in ausreichender Zahl Spinner, die es mit mir angehen würden, oder Vernunftbegabte, die es mir sachlich ausreden.
Ich würde gern einen Verein, oder einen Club gründen, der genau die bisher vorgegebenen Ziele verfolgt, unkommerziell Möglichkeiten zu schaffen, wo sich Bands austoben können und die Zuhörer einfach ein tolle Party erleben.
Ob sich dies insgesamt besser mit einem Verein oder mit einem Club erzielen läßt, kann ich noch nicht beurteilen.

Es würde sich meiner Vorstellung nach (und da bin ich für Verbesserungen der Idee in jedem Fall offen) um einen Rahmen mit möglichst vielen Mitgliedern handeln und schon eingedenk Corona würde erstmal Alles online oder soweit möglich bei kleinen Treffen („Taskforce“) geklärt - offen, transparent, ehrenamtlich, keine unnötigen Ausgaben und daher auch kein pauschaler Mitgliedsbeitrag, sondern

Einzelne Projekte.

So wäre z.B. GRF Open 2021 ein Projekt, dass ich vorschlage und da müssten sich ausreichend Mitglieder finden, die es mit mir durchziehen. Diese müssten dann bereit sein, sich die Kosten mit mir zu teilen, wobei eines der Ziele auch weiterhin ist, die Kosten durch Förderung, Sponsoring, Spenden und Verkaufserlöse zu minimieren und im Fall eines Überschusses bliebe zu klären, ob dieser für weitere Projekte (und sei es GRF Open 2022) verwendet, oder für einen guten Zweck gespendet werden soll.
Soweit die Grundidee und jetzt bitte Eure Meinung ob ich nun völlig abgespaced bin und wenn ja, wie viele* ...

Micha

*der Teil is geklaut, geb ich zu

 

[Sharkai]

Nein, du bist ganz sicher nicht völlig abgespaced. Das was du hier im letzten Post geschrieben hast, haben wohl die meisten Vereine die auch Festivals/Konzerte veranstalten genau so am Anfang gedacht.

In einem Punkt hast du aber absolut recht, das allein zu schaffen ist ohne einen Lottogewinn echt schwer.

Der Unterschied zwischen Club und Verein ist in erster Linie der, das ein Verein auch Zuschüsse von staatlicher Seite bekommen kann. Bei einem gemeinnützigen Verein gibt es auch steuerliche Vergünstigungen. In einem Club bist du komplett auf dich selbst gestellt, musst aber auch keine Vorgaben von gesetzlicher Seite einhalten, wie bei einem gemeinnützigen Verein.

Ich denke aber das ein Verein die bessere Lösung für dich wäre.

Doch damit kommen wieder neue Probleme ins Spiel. Einen Club kannst du alleine führen, einen Verein nicht. Es gibt einige gesetzliche Bestimmungen, die im Vereinsrecht festgelegt sind. Das solltest du dir mal durchlesen; und keine Angst, es ist nicht so viel wie man befürchtet.
Für den Anfang reicht aber mal diese Seite um einen Einblick zu bekommen:
https://deutsches-ehrenamt.de/verein-gruenden/die-vereinsgruendung/


Das wichtigste ist aber, das du Leute findest die dir dabei helfen. Bei der Gründung eines Vereins brauchst du gesetzlich mindestens 7 Leute, also noch 6 weitere Mitstreiter. Mit diesen Leuten kann man die Aufgaben schon besser in den Griff bekommen.


Doch jetzt mal zu nem anderen Punkt.
Wenn die FFW da 2021 nicht mitspielt, wirst du wohl wenig machen können. Selbst wenn du schnell nen funktionierenden Verein aus dem Hut zauberst, wird die Zeit für Geldbeschaffung recht eng. Wenn man die allgemeine coronabedingte Situation noch mit ein bezieht seh ich da schwarz. Aber: Nix ist unmöglich. Manche Sachen sind nur sehr unwahrscheinlich.

Wie auch immer, mein Tipp ist, warte bis 2022.
Mir ist schon klar das du wahrscheinlich darauf spekulierst das der Coronabedingte Festivalentzug dir mehr Gäste verschafft (was im Kern ja nicht falsch ist) und deshalb einen Aufschub ins Jahr 2022 genau das ist, was du nicht willst. Das geht wohl einigen Festivalveranstaltern so.

Ein paar einzelne Punkte kannst du in dem verbleibenden halben Jahr sicher schaffen, aber ich zweifle dran, das alle Punkt in dieser Zeit machbar sind. Alleine für die Vereinsgründung mit allem drum und dran wirst du wohl 1-2 Monate brauchen; und da gehe ich von einer zügigen Bearbeitung durch die Behörden aus.
Und das du Sponsoring ist echt zeitaufwändig und vor allem braucht man da echt Durchhaltevermögen und Zähigkeit. Aber es kann auch sein das dich doch mehr Spender unterstützen, als ich es vermute. Versuch mach Kluch(g). Da kannst du auch im Vorfeld schon ein paar Infos bekommen.

Das Hauptproblem ist das Geld. Wenn du es schaffst die 6.000 Euro aufzutreiben, wird die Feuerwehr wohl eher mitspielen. Vielleicht mit crowdfunding? Dafür gibt es ja Plattformen im Internet.

 

[Korki]

Mein Tipp als Außenstehender: Verrenn' dich nicht. Es gibt einen Grund, warum alle Vereine und Veranstalter gerade sehr zurückhaltend sind.
Es liegt sicher nicht daran, dass den Leuten die Vision, das Herzblut oder das Durchhaltevermögen fehlt.
Die Wahrscheinlichkeit ist nicht gering, dass du am Ende auf nicht unwesentlichen Kosten, jeder Menge Arbeit und vielleicht sogar Unmut bei Entscheidungsträgern sitzen bleibst. Für mich klingt der Entschluss, alles um ein Jahr zu verschieben, sehr vernünftig. Sich da jetzt etwas zu bremsen, wenn man mal Blut geleckt hat, ist schwer, aber vermutlich einfach sinnvoll. Ärgere dich nicht, sieh' es als Chance, in 2022 dann was Tolles aufzuziehen.

 

[robbert]

@Korki ... eigentlich müsste ich dir zustimmen.
Mittlerweile sehe ich für die gesamte Veranstaltungswirtschaft nur noch schwarz. Viele werden diesen Spuk nicht überleben, sich etwas anderes suchen müssen und dann nicht mehr zur Verfügung stehen. Die Lücken, die gerade gerissen werden bedürfen einiger Jahre, bis es sich evtl. "normalisieren" kann.
Und das beginnt tatsächlich bei einem Orts- , Feuerwehr-, oder Stadtteilfest.
Jedes, auch kleine Event, bedarf einer Vorlaufzeit und Planungssicherheit. Davon kann zum jetzigen Zeitpunkt keine Rede sein.
Ich habe volles Verständnis für die Entscheider.
Wer auf der Strecke bleibt sind diejenigen, die bisher von Veranstaltungen leben konnten. Egal, ob Feuerspucker auf Mittelaltermärkten, Beschallungsfirmen, Caterer, Lichtdesigner, Musiker, usw. ....

 

[Sharkai]

@Korki ... eigentlich müsste ich dir zustimmen.

Wieso eigentlich? So wie ich das lese redet ihr beide vom selben nur aus etwas verschiedenen perspektiven.

Ich schließe mich da an. Ich würde jetzt erst mal ein bisschen warten wie es weitergeht. Aktuell ist einfach alles Spekulation und keiner kann sagen, wann man diesen verdammten Korona-Spuk endlich im Griff hat.
Bei Dir ist das besonders schwer, weil du zum ersten mal als Veranstalter auftrittst und wirklich bei Null anfängst. Leute die das schon öfter gemacht haben, haben da drin schon Routine und auch Beziehungen. Das erlaubt es ihnen auch relativ kurzfristig was aus dem Boden zu stampfen (wobei kurzfristig hier auch 1 - 3 Monate sind).

@robbert
Ja, da redest du wohl vielen aus dem Herzen. Es trifft gerade besonders die, die mit viel Herzblut, Leidenschaft und Einsatzbereitschaft ihren kreativen Jobs nachgehen. Natürlich auch andere, doch ich werde jetzt nicht alle aufzählen die mir da einfallen. Das würde wohl einen eigenen Thread geben. Da es sich um kreative Arbeiten handelt kann man das nicht pauschalisieren. Der ein braucht Licht, der andere Pyrotechnik, der ganz andere eigentlich nur sich selber. Klar ist aber das da echt viel dran hängt, vor allem wohl mehr Menschen als man auf den ersten Blick denkt. Vielleicht wird das deshalb so "Stiefmütterlich" von der Politik behandelt; einfach mal aussitzen, die melden sich dann schon... Traurig!