eigentlich will ich hören wie ich mich an die planung und umsetzung eines solchen events heranmachen soll
Ganz ehrlich? Vergiss es einfach mal für ne Zeit lang!
Mach es nicht das erste Mal alleine, sondern häng dich an jemanden ran, der sowas regelmäßig und schon länger macht und guck dem bei dem "Kleinkram" aml über die Schulter. Da wirst du feststellen, dass man für so eine Veranstaltung locker mal ein halbes Jahr Vorlaufzeit für diverse "Kleinigkeiten" einplanen kann.
Die Mühlen der Behörden laufen langsam (betrifft: jegliche Genehmigungen)!
Preise musst du jeweils in Abhängigkeit voneinander sehen: Miete nach Hallengrößen, Beschallung/Beleuchtung nach Hallengröße, Getränkeausschank nach Hallengröße, Security nach Hallengröße (*), Backstage nach Band-/Musikeranzahl, Gema (etc.) nach Hallengröße und Eintritt, Werbung nach Bescuherns (nach Hallengröße), Eintritt nach allem anderen und und und.... Das ist ein Gleichungssystem mit verdammt vielen Unbekannten, das kann ich dir versichern!!!
Wenn du davon (und danach sieht es ziemlich extrem aus!) keine Ahnung hast: mach es nicht alleine, sonst kannst du nachher Privatinsolvenz anmelden und hast evtl. noch ein paar Ordnungswidrigkeitsverfahren o.Ä. am Hals - mal zugespitzt formuliert.
Ach, was ich noch unter (*) sagen wollte: Security-Firmen interessiert die Art der Veranstaltung auch immer. Ich kenne Läden, wo aus Prinzip keine Hiphop-Veranstaltungen laufen, weil im Nachbarladen bei sowas immer 10 Knarren am Eingang unterm Tresen liegen... abgenommene! Je nachdem wird es dann mal teurer (Gewaltpotential vorhanden) oder billiger (Schunkelmusik)... prinzipiell kannste mal spaßeshalber mit durchschnittlichen Stundensätzen rechnen (und das auch für Tontechniker, Beleuchter, evtl. Monitor-Techniker, Bühnenhelfer, Catering/Betreuung) und dir überlegen, was das für ein wirtschaftliches Wagnis ist.
Unterhalt dich mal mit Werbeleuten und Veranstaltern, was "neue" und "unbekannte" Veranstalter so erwartet....