Rock-Event selbst "professionell" auf die Beine stellen

[Blob Gilb]

Servus!

Zu meiner Person: Ich bin der Nic aus dem schönen Saarland und spiele seit ca. vier Jahren in mehr oder weniger erfolgreichen Bands Bass. Seit längerem spukt nun schon in meinen Gedanken ein verstärkter Hang zum Unternehmertum rum (was vielleicht nicht ganz wenig mit meiner Tätigkeit als gelangweileter BWL-Student zu tun hat . Auslöser sind dafür viele viele mittelmäßig bis schlecht organisierte Gigs, denen wir bisher "zum Opfer gefallen" sind. Seien es nun Unzulänglichkeiten im Bereich des Marketings oder in Feldern der Technik - irgendwo gab es immer Punkte, wo ich mir sagte: "Mensch, das hätte ich anders/besser gemacht".
Ich denke hier in diesem Forum bin ich richtig aufgehoben, unter vielen Mitmusikern, die unser Schicksal teilen; doch erhoffe ich mir auch die eine oder andere Anregung vom erfolgreich agierenden Veranstalter. Meine Mitmusiker haben bisher auch die Chance ergriffen, diverse Benefiz-Konzerte auf die Beine zu stellen, um so das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden. Diese eher mäßig beworbenen Events haben gezeigt, dass es hier in unserer sonst eher toten Region durchaus Potenzial für live gespielte Rock-Musik gibt.


Mein Anliegen nun: Ein Konzert bzw. kleines "Festival" zu organiseren - von der Pike auf! Erfahrungen habe ich bereits im "kleinen Kreis" gesammelt, und meine Grundgedanke lautet "Wenn man's richtig macht, wird's auch was!" Damit möchte ich dem Trend schlampig durchdachter Events entgegentreten, die in unserer Region leider nach wie vor zu Lasten des Publikums und der teilnehmenden Bands stattfinden. Von Euch als Mitlesern erhoffe ich mir nun harsche Kritik an meinem bisher nur in Gedanken existierenden "Business-Plan"! Lest euch die folgenden Abschnitte nach und sagt mir, was Eurer Meinung nach rockt und was nicht... !

Konzept
Ein Rock-Festival mit 3-4 regional agierenden Bands. Das Ganze findet in einem Bürgerhaus bzw. einer Mehrzweckhalle in der Umgebung statt; der Publikumsrahmen umfasst bis zu ca. 400 zahlende Gäste. Zum Anlocken des zahlungsunwilligen Publikums wird eine Niedrigpreispolitik verfolgt. Das Konzert soll kein besonderes Motto beinhalten sondern den Spaß an der Sache in den Vordergrund stellen. Dabei soll das Publikum die Möglichkeit haben, regionale Rock-Acts zu fairen Preisen bejubeln zu dürfen.
Dazu: Das Event soll "gesund wachsen", sprich ca. 2 mal im Jahr stattfinden und dann auch mit fortlaufender Nummerierung dafür sorgen, dass ein bleibender positiver Eindruck beim Publikum verbleibt ("geiles Konzert die 7te )").

Termin
Wichtig wird es sein, einen Termin zu finden, an dem nicht gleichzeitig viele andere Veranstaltungen durchgeführt werden. Frühere Events scheiterten z.B. an der Konkurrenz "Not Available" und "Mambo Kurt", die die ähnliche Zielgruppe hatten und durch mehr Popularität dementsprechend mehr Zuschauer ziehen konnten. Der Samstag, 01.04.2006 als regional bisher unbelasteter Termin ist angedacht.

Werbung
Hauptaussage: "3 Bands 3 Euro", "Bier 1 Euro" soll in den Vordergrund gerückt werden. Die Location wird, je nach Bekanntheitsgrad, evtl. sogar mit kleinen Anfahrtsskizzen auf den Plakaten beworben. Ansonsten sind Plakatierungsaktionen mit DIN A1 Plakaten in allen umliegenden Orten (Plakatierungserlaubnis durch Gemeinde wird gesichert, sowie eine Frageaktion quer durch den Einzelhandel, ob er "denn nicht die kleinen DIN A4 Plakate hier im Laden aufhängen könnte", vorgesehen. DIN A7 Flyer, die auf vorangehenden Veranstaltungen sowie in allen relevanten Kneipen und Fußgängerzonen verteilt werden, tun ihr übriges. Kurze Artikel in den lokalen durch Anzeigen finanzierten Wochenblättern sind ebenso zu veröffentlichen wie mittelgroße Artikel (mit Bandinfo und Foto!) in der lokalen Tageszeitung - evtl. wird dies ergänzt durch eine wöchentliche Kolumne, die die einzelnen Bands im Voraus vorstellt. Nach Möglichkeit wird der lokale Radiosender darauf aufmerksam gemacht, was allerdings für das erste Event dieser Art wohl zu hoch gegriffen ist ... !? Die Werbung auf der Homepage der Bands, der teilnehmenden Location und von Freunden spricht vor allem die Internetnutzer an.
Große Sales Promotion, die den früher am Abend spielenden Bands zugute kommen soll: Eintritt kostet 3 EUR, Einlass ist ab 19:00 Uhr - ABER: Von 19:00 bis 19:30 gibt es FREIEN EINTRITT. Dies soll das Eintreffen des zahlungskräftigen Publikums ein wenig beschleunigen und für mehr Stimmung in den ersten Stunden sorgen.

Preise
Wie gesagt, Eintritt 3 EUR, bis 19:30 frei. Bier (0,33 Stubbi) gibt's für einen Euro, ebenso Cola-Bier/Radler (Mixery...), oder auch Cola und Fanta. Sekt, für die Damenwelt soll's für 1,50 EUR geben, Sprudel für 80 Cent. Der Getränkepfand soll faire 50 Cent betragen. Für die Garderobe am Einlass wird 50 Cent verlangt, ebenso für die Ohrstöpsel, die es an allen Getränkeständen zu kaufen geben soll. Kartenvorverkauf ist für das erste Festival nicht vorgesehen, an der Abendkasse erhalten die Gäste ihre obligatorischen "fälschungssicheren" Stempel.

Zeitplan
Nach dem Einlass um 19:00 und der Aktion bis 19:30 soll dann um 20:00 die erste Band spielen, welche bis 20:45 Zeit hat, ihr Set zu performen. Nach einer viertelstündigen Umbaupause ist die zweite Band dran, die bis 21:45 spielen wird. Die "Local Heroes" (im Idealfall natürlich wir, denn wofür mach ich das denn *ggg*) spielen dann von 22:00 bis 23:30, was auch das "offizielle Ende" der Veranstaltung markiert.

Einnahmen
Woher kommt der Umsatz? Zum Einen wären da die Eintrittsgelder zu nennen, welche 3 EUR pro nach 19:30 erscheinenden Gast betragen. Eher wären die wohl weitaus relevanteren Getränkeumsätze zu nennen. Die Niedrigpreispoltik, die gerade im Getränkebereich durchzuführen ist, soll für den Hauptumsatz an diesem Abend sorgen. Einige zu vernachlässigende Cent werden sicher über die Garderobenmärkchen und über den Ohrstöpselverkauf einfließen.
Sponsoren - Dies ist ein Thema, worüber ich mir noch leider im Unklaren bin. Durchaus bin ich willig, viele regionale Betriebe zum Sponsoring unseres kleinen Unterfangens zu begeistern. Doch weiß ich absolut nicht, in welchem finanziellen Rahmen dies zu geschehen hat. Wie viel kann ich vom lokalen Malermeister verlangen, was kann die Volksbank zuschießen, wieviel wird der Baustoffgroßhandel zu zahlen bereit sein? Mit welchen Ideen und Konzepten kann man welche Summen "verlangen"? Soll es gar möglich sein, ein Großteil der Kosten und damit Risiken über Werbedrucke auf den Plakaten und während der VA abzudecken? Sind evtl. sogar Förderungsgelder der öffentlichen Hand zu erwarten, welche möglicherweise einen gewissen "Topf" zur Förderung lokaler Kunst vorgesehen hat ??

Ausgaben
Mit dem Verpflichten regionaler und befreundeter Bands fällt ein Großteil der Kosten Gott sei Dank bereits weg. Übrig bleiben: Werbung, Hallenmiete, Technik, Drucksachen, Security, Sanitäter, Getränke, Dekoration, Ohrstöpsel.
Personal für den Eingang, Getränkeverkauf und Garderobe bestehe aus Freunden und Bekannten, die sozialerweise entgeltfrei arbeiten, wohlwissend spekulierend auf einen je nach Gewinnsituation unvermeidlichen "Helferabend", wo die restlichen Biervorräte ihrem ruhmfreien Ende entgegenstreben werden. Wie sieht's aus mit
- Genehmigungen. Ausschankgenehmigung. "Genehmigung, dass ich bis 01:00 rocken darf.", Plakatierungsgehmigung etc ... dass da einiges auf mich zukommt ist klar, nur ist für mich nicht abzuschätzen, wie viele EURonen Vater Staat da bereits im Voraus erhalten wird?
- Versicherungen? Sinnvoll? Wo? Wieviel?
- GEMA? Bei örtlichen GEMA-freien Bands wohl zu vernachlässigen. ABER wird wohl der ein oder andere Cover-Song im Programm sein - und vor, während, und nach den Bands werden diverse Songs über den Plattenspieler gejagt, der das Entrichten der GEMA-Gebühren gerade herausfordert - oder ?
- Steuern. Ich bin Veranstalter. Ich mach sonst nix außer studieren. Ich werde natürlich alle Belege sammeln etc. Aber ist in dem Fall wirklich eine ernsthafte Auseinandersetzung mit dem Finanzamt zwecks Klärung von Umsatz- und Einkommensteuerfragen notwendig ?? Oder läuft das alles im Rahmen gewisser Freibetragsgrenzen?
- Hallenreinigung nach dem Event übernimmt der bis dahin natürlich hochmotivierte Veranstalter und seine tapferen Recken

Personalbedarf
Was ist gesetzlich vorgeschrieben bei VAs derartigen Ausmaßes? Sind 2 geschulte Securitykräfte und 2 Sanitäter (Malteser bzw. Rotes Kreuz) ausreichend? Desweiteren werden 2-3 Personen den Eingang, 2 die Garderobe und etwa 10-12 den Getränkeverkauf regeln.




Weist mich bitte auf alles hin was ich vergessen habe oder zu naiv betrachtet habe. Ist eine Klofrau zur ständigen Inspektion der weiblichen WCs notwendig? Wieviel Bier brauche ich überhaupt? Und was verdammt kann ich den potenziellen Sponsoren abknöpfen?
Fragen über Fragen, die in der Planung Gott sei Dank bereits besprochen werden - und nicht, wenn es schon zu spät ist ("Ei, kriegen wir jetzt nen Kasten Bier auf die Bühne?" - "Da ist ne Schlägerei, wer kümmert sich drum?" - "Da hat sich jemand beim Pogen verletzt, so helft ihm doch jemand"...)


Danke bereits im Voraus für eure eifrige Teilnahme an diesem Thread. Danke an "Boomshop" für das grandiose Tutorial zum Thema Bandpromotion.
Und danke für eure Geduld



Gruß,

Bass-Nic

 

[Boerx]

Was du schon angesprochen hast

Veranstalterhaftplicht! (ca 200€)
GEMA (kann ein ordentlicher Brocken werden
TECHNIK!!!!!! dürfte für so einen Event gut um 1000€ Netto liegen, eher mehr
Ausschankgenehmigung

Achte drauf, dass du versuchst sämtliche sicherheitsrelevante Details abzudecken.

Hol die Sponsoren mit ins Boot. Diese können z.B. ihr Logo auf Flyern und Plakaten platzieren (deckt oft die Kosten für die Werbemittel wieder), Banner Werbung usw.

Marketing, damit steht und fällt das ganze.
www.flyer24.de www.plakate24.de


Oft sind es die Kleinigkeiten die nachher Probleme darstellen.

Wechselgeld? Stempel für den Eingang?

www.veranstalterforum.de

 

[Blob Gilb]

Hallo,

erstmal danke für die schnelle Antwort!

• Veranstalterhaftpflicht ist also auf jeden Fall zu empfehlen? Ist das was, was die Allianz hier um die Ecke anbietet, oder eher ein Nischenprodukt? Hab nämlich keine Lust ohne Ahnung da reinzuspazieren und mir dicke Pakete andrehen zu lassen, die ich eigentlich für das Durchführen einer Veranstaltung gar nicht brauche...?
• GEMA ist so eine Sache ... bisher ist noch niemand aufgeflogen, der keine bezahlt hat. Das waren allerdings auch eher Mund-Zu-Mund-Propaganda Events. Werde mal schauen, mit welchen Summen da zu rechnen sein werden.
• Technik ist geklärt, kenne eine professionelle Firma, bei denen ich auch ein Praktikum gemacht habe. 800-1.000 EUR sind für's Rundum-Sorglos-Paket eingeplant.
• Sicherheitsrelevante Details - was kann man da an die Technik (Bühnenaufbau) und an die Securities delegieren, woran muss ich selbst denken? Wie gehe ich mit dem Jugendschutz um? Schließlich sind die 14-16 jährigen wohl die eigentliche Zielgruppe, was mich dann wohl hoffentlich nicht schon an den Rand der Legalität bringt? :/
• Als Hauptsponsor wird wohl Karlsberg bzw. Bitburger agieren, das Ganze geht dann einher mit dem örtlichen Bierverlag. Ansonsten werde ich versuchen neben Bank/Sparkasse/Versicherung auch örtliche Kleiderläden (Skateshops), Tattoo-Läden und ähnlichen Kram mit ins Boot zu holen.
• Ans Wechselgeld werde ich denken. Stempel werden so fälschungssicher wie möglich gemacht werden. Die komischen ultravioletten Dinger find ich dann doch eher lächerlich …

Man kann wirklich so viel vergessen… Daher bin ich wie gesagt für jeden Input dankbar!


Gruß,
Nic

​

 

[Whych]

Hallo,

erstmal danke für die schnelle Antwort!

• Veranstalterhaftpflicht ist also auf jeden Fall zu empfehlen? Ist das was, was die Allianz hier um die Ecke anbietet, oder eher ein Nischenprodukt? Hab nämlich keine Lust ohne Ahnung da reinzuspazieren und mir dicke Pakete andrehen zu lassen, die ich eigentlich für das Durchführen einer Veranstaltung gar nicht brauche...?

• 
  
  Das ist nicht nur u Empfehlen sondern ein Muss. Wenn dir da z.B. jemand ausrutscht und sich irgendwas bricht wird das richtig teuer. Nicht an sowas sparen. Das Beste ist bei ein paar Versicherungen nachzufragen das du Vergleichsmoeglichkeiten hast.
  
  

  [*]GEMA ist so eine Sache ... bisher ist noch niemand aufgeflogen, der keine bezahlt hat. Das waren allerdings auch eher Mund-Zu-Mund-Propaganda Events. Werde mal schauen, mit welchen Summen da zu rechnen sein werden.
  [*]Technik ist geklärt, kenne eine professionelle Firma, bei denen ich auch ein Praktikum gemacht habe. 800-1.000 EUR sind für's Rundum-Sorglos-Paket eingeplant.

  
  Ich kenne genuegend die 'Aufgeflogen' sind und deftige Nachzahlungen machen durften. Bei einem Event in deiner Groessenordnung wird die Gema auf alle Falle aufmerksam. Du willst ja schliesslich ordentlich Werbung machen.
  Mit technik kommts drauf an welche Bands du hast. Willst du einen grossen Headliner kann es sein das die mit deinem Packet nicht zufrieden sind. Zudem stellen diese noch Catering-Ansprueche. Muss alles eingeplant werden. Dann je nach Location ob du eine eigene Buehne aufauen musst. Bei einem Open-Air kannst du dann damit rechnen das einer der Stadt vorbeikommt der das Ding abnehmen muss. ( das trifft in deinem Fall nicht zu aber mal als Zusatzinfo ).
  Dann schauen das die Stromversorgung ausreichend ist. Getrennter Stromkreis fuer P.A., Licht etc.
  Was ist an Technikern dabei ? usw.
  
  

  [*]Sicherheitsrelevante Details - was kann man da an die Technik (Bühnenaufbau) und an die Securities delegieren, woran muss ich selbst denken? Wie gehe ich mit dem Jugendschutz um? Schließlich sind die 14-16 jährigen wohl die eigentliche Zielgruppe, was mich dann wohl hoffentlich nicht schon an den Rand der Legalität bringt? :/

  
  Du darfst als Security nur noch ausgebildete Leute nehmen. Die Zeiten wo man den lokalen Motorrad-Club gefragt hat sind vorbei ( ausser der hat eben din 'Schein' ). Dann musst du bedenken das je nach Location ( ich denk da an Open-Air also fuer dich auch nicht wirklich zutreffend ) auch Wachpersonal ueber Nacht da sein muss.
  Jugendschutz ist wichtig. Das kann gut gehen aber wenn dir einer was will bekommst du da schnell aerger wenn du Alk an Minderjaehrige ausschenkst oder die nach 12 Uhr noch rumrennen. Nicht zu unterschaetzen.
  
  

  [*]Als Hauptsponsor wird wohl Karlsberg bzw. Bitburger agieren, das Ganze geht dann einher mit dem örtlichen Bierverlag. Ansonsten werde ich versuchen neben Bank/Sparkasse/Versicherung auch örtliche Kleiderläden (Skateshops), Tattoo-Läden und ähnlichen Kram mit ins Boot zu holen.

  
  Hoert sich gut an aber lass dich nicht verarschen von den Bierlieferanten. Da kannst du eien Menge Geld rausholen wenn du gut verhandelst.
  
  

  [*]Ans Wechselgeld werde ich denken. Stempel werden so fälschungssicher wie möglich gemacht werden. Die komischen ultravioletten Dinger find ich dann doch eher lächerlich …

Man kann wirklich so viel vergessen… Daher bin ich wie gesagt für jeden Input dankbar!

Schonmal gut.

Nicht vergessen was du an Leuten brauchst. Sei es Bandbetreuung, Ausschank, Essen, Parkeinweiser, Putzleute usw. Der Vorteil das du eine Halle nimmst ist das es meistens schon einen Verein gibt den man dafuer einspannen kann. Ansich ist es immer eine gute Sache da einen Verein im Hintergrund zu Haben dann muss man nicht selbst den Schaedel hinhalten wenns schief geht

 

[Boerx]

Das Board hat jetzt 2mal meine Antwort verschluckt:

Denk dran, dass du an dem abend nicht überall gleichzeitig sein kannst.
Delegiere EINE Person deines Vetrauens welche sich NUR um die Belange der Bands kümmert und Ansprechpartner für diese ist. Er ist auch dafür zuständig, dass der Umbau klappt usw.

EINE Person welche sich um Theken und Geld kümmert usw.

Sorgt für ausreichen Kommunikation untereinander, evtl. an Funk dafür denken.

die Allianz Haftpflicht geht, lass dich einfach mal beraten. Unterscheiden tun die sich kaum. Schau aber was abgedeckt ist. Es geht dabei vorallem um Personenschäden.

Denk auch an so Kleinigkeiten wie die Organisation von Pfandrücknahme usw. Gibt es Pfandbons? Schon öfters erlebt, dass Leute versuchten ihre eigenen Flaschen abzugeben.

Wichtig: Weise alles Personal VORHER in Ruhe und ohne Hektik ein!

 

[Blob Gilb]

Mahlzeit!

• Mit den Herren der Technik sind wir schon öfter gut gefahren, die Gegebenheiten der Location werden dann natürlich im Gespräch mit dem dortigen Hausmeister nochmal rückversichert. Da es sich um regionale (sich über Getränke bezahlende) Bands handelt, wird dies auch dementsprechend ausreichen.
• Von den verschiedenen Security-Firmen werde ich mir dann noch ein paar Angebote einholen, die Idee, höher gewachsene Bekannte dafür einzusetzen ist für mich schon sehr früh gestorben
• Parkplätze sind vor der Halle im ausreichenden Maße vorhanden. Evtl. könnte es Sinn machen, das örtliche Taxiunternehmen zu informieren, damit diese so ab ca. 23:00 ein, zwei Autos vorbeischicken?
• Die Idee, einen örtlichen Verein/Jugendzentrum miteinzuspannen, wird insofern schwierig, als dass mir das dortige "Personal" bekannt ist und ich lieber auf einen Pool von Leuten zurückgreife ("Freiberufler" *g*), auf die ich mich verlassen kann. Nur ungern gebe ich da was aus der Hand, aber mir ist schon klar, dass ich an diesem Abend etliche Verantwortlichkeiten verteilen muss. Zurücklehnen kann man sich erst hinterher
• Pfand wird einfach auf den Flaschenpreis draufgehauen, dabei wird das Security-Personal darauf achten, dass vor der Halle keine Flaschen sind, d.h. Mit-Raus- und Mit-Reinnehmen von Flaschen wird unterbunden. Das hat sich auch bewährt, zumal es nie gut kommt wenn draußen Streitlustige mit hartem Glas unterwegs sind :/

Wie gesagt, es geht erstmal um eine riesige Party mit regionalen Bands, welche bei Erfolg evtl. wiederholt und ausgebaut wird. In diesem Sinne ein weiteres dickes Dankeschön für all eure Anregungen und Tipps!


Gruß,
Nic

 

[slaytalix]

Wir haben recht gute Ergebnisse erzielt mit dem www.vdmv.de Das ist das Versorgungswerk der Medienwirtschaft.

Die Jungs sind auch immer auf der Musikmesse vertreten. VA Haftpflicht kann man Dir von mehreren Seiten anbieten & findet das Richtige.

Biersponsoring ist immer gut. Haben wir auch gemacht. Dann Standmieten nehmen von Würstchenbuden, Pizza, Döner, Schaustellern etc

 

[sniper]

@Blob Gilb: Ganz ehrlich - mich beschleicht beim Lesen Deiner Fragen das Gefühl dass Du Dich übernimmst. Ich persönlich würde auf keinen Fall als "Einstieg in die Geschäftswelt" ein solches Event aus dem Boden stampfen, ich glaube Du bist Dir selbst auch unsicher. Wenn die Sache gelingt kannst Du Dir natürlich auf die Schulter klopfen, geht ein solches Ding aber vor den Baum (und dafür kann es Tausend Gründe geben), bist Du einem nicht unerheblichen finanziellen, Haftungs- und Imagerisiko ausgesetzt. Bei slaytalix liest sich das easy, soweit ich ihn aus dem Forum kenne, ist er aber schon paar Tage länger lange in der Branche. Am I right ?

An den ganzen Kram mit Toiletten, Security, GEMA, Versicherung etc. würde ich mich langsam ranarbeiten und step by step einen drauflegen bis es irgendwann "Dein Event" ist. Als Einstieg könntest Du Dich mit einer erfahrenen Event-Company zusammentun, oder - wenn es denn unbedingt im Alleingang sein muss - zunächst alle Kneipen/Säle der Umgebung aufsuchen die über Bühne, Licht und Ton verfügen, und dem Kneiper sagen "Du, ich bring Dir 4 Bands und 400 durstige Gäste - lass uns Party machen". Wenn der Kneiper "jo, machmer" sagt, solltest Du ihm die Rolle des Veranstalters mit allen Pflichten (s.o.) überlassen und Dich einzig auf´s Marketing konzentrieren - damit bist Du als Newbie vollkommen ausgelastet. Dazu noch einen fähigen Mann der sich den ganzen Abend um die Technik kümmert und gut ist.

Die misslungenen Veranstaltungen, die Du im Eingansgpost beschreibst, resultieren i.d.R. aus mangelnder Erfahrung der Macher. Da "übernimmt" sich einfach jemand und es geht schief. Würde ich mal drüber nachdenken... auch in kleinen Schritten kommt man zum Ziel. Und lebt dabei wesentlich ruhiger.

Grüßle
sniper09

 

[Boerx]

@Blob Gilb: Ganz ehrlich - mich beschleicht beim Lesen Deiner Fragen das Gefühl dass Du Dich übernimmst. Ich persönlich würde auf keinen Fall als "Einstieg in die Geschäftswelt" ein solches Event aus dem Boden stampfen, ich glaube Du bist Dir selbst auch unsicher. Wenn die Sache gelingt kannst Du Dir natürlich auf die Schulter klopfen, geht ein solches Ding aber vor den Baum (und dafür kann es Tausend Gründe geben), bist Du einem nicht unerheblichen finanziellen, Haftungs- und Imagerisiko ausgesetzt. Bei slaytalix liest sich das easy, soweit ich ihn aus dem Forum kenne, ist er aber schon paar Tage länger lange in der Branche. Am I right ?

An den ganzen Kram mit Toiletten, Security, GEMA, Versicherung etc. würde ich mich langsam ranarbeiten und step by step einen drauflegen bis es irgendwann "Dein Event" ist. Als Einstieg könntest Du Dich mit einer erfahrenen Event-Company zusammentun, oder - wenn es denn unbedingt im Alleingang sein muss - zunächst alle Kneipen/Säle der Umgebung aufsuchen die über Bühne, Licht und Ton verfügen, und dem Kneiper sagen "Du, ich bring Dir 4 Bands und 400 durstige Gäste - lass uns Party machen". Wenn der Kneiper "jo, machmer" sagt, solltest Du ihm die Rolle des Veranstalters mit allen Pflichten (s.o.) überlassen und Dich einzig auf´s Marketing konzentrieren - damit bist Du als Newbie vollkommen ausgelastet. Dazu noch einen fähigen Mann der sich den ganzen Abend um die Technik kümmert und gut ist.

Die misslungenen Veranstaltungen, die Du im Eingansgpost beschreibst, resultieren i.d.R. aus mangelnder Erfahrung der Macher. Da "übernimmt" sich einfach jemand und es geht schief. Würde ich mal drüber nachdenken... auch in kleinen Schritten kommt man zum Ziel. Und lebt dabei wesentlich ruhiger.

Grüßle
sniper09

Der Meinung bin ich nicht. Aus den Überlegungen die Blob bisher geschrieben hat trau ich ihm das sehr wohl zu ABER: Es ist ein finanzielles Risiko! Und hol dir jemand ins Boot der so was schon mal gemacht hat.

 

[rockbuerosued]

@Blob Gilb: Ganz ehrlich - mich beschleicht beim Lesen Deiner Fragen das Gefühl dass Du Dich übernimmst.

Sniper denkt weiter !!!!!

Nachdem in anderen Beiträgen desöfteren die Problematik der "Eigenveranstaltung von Bands" auftaucht, werde ich mich mal an die Arbeit machen und ein Tutorial zu diesem Thema schreiben.

Wie manche vielleicht schon in anderen Postings von mir gelesen haben, qualifizieren wir Veranstalter (Clubs, Open-Airs, Initiativen, Konzertagenturen, Motorradclubs u.v.m.) seit 14 Jahren im Veranstaltungsbereich. Unsere Seminarunterlagen umfassen inzwischen weit über 400 DIN A4-Seiten.

Ich werde versuchen, die wichtigsten Dinge mal in einem Tutorial zu bündeln. Gebt mir bis nach Weihnachten Zeit!

lg

 

[Sotoph]

@Blob Gilb

Viele relevante Punkte sind schon angesprochen worden und heute ist halt manches einfacher und leider vieles komplizierter als früher, so vor 15-20 Jahren liefen in meinem Umfeld solche "Veranstaltungen" mit 200-400 Gästen einfach mehr oder weniger als Privatveranstaltung ab, ohne das ganze komplizierte Rechtsgedöns drumherum - egal, heute ist das halt anders.

Was die Möglichkeiten zusätzlichen Umsatz zu machen angeht, fällt mir noch unbedingt das Essen ein, von ähnlichen Veranstaltung aus jüngerer Zeit (früher wurde das oft mehr oder weniger zum Selbstkostenpreis organisiert) weiss ich, dass mit Essen immer gut Kasse gemacht wird, besonders wenn es openair stattfindet und u.a. gegrillt wird, mit Trank und Speise ist sowieso fast immer und überall recht sicheres Geld zu machen.

Ansonsten was die Promo angeht, eine HP für diese Events zusammenkloppen, auf der können dann auch nachher Bilder, Textberichte und evtl. Videoschnipzel gezeigt und auf weitere noch anstehende Events aus dem Hause "Blob Gilb" hingewiesen werden, ebenso lassen sich damit Devotionalien div. Art verticken, Gästeportal nicht vergessen, damit der Traffic angeregt wird.




Grüße
Sotoph

 

[Blob Gilb]

Hi,

erstmal danke für euer Vertrauen und Nichtvertrauen, das mir entgegengebracht wird, das stachelt einen natürlich zusätzlich an (was wohl nicht beabsichtigt war? ;-) )
Zum Thema finanzielles Risiko/"privat"-Fete: Die Erfahrung hat gezeigt, dass Mund-Zu-Mund-Propaganda (also dass was Sotoph meint) durchaus lustige 200-300 Mannen in einen Raum quetschen kann. Jedoch gibt's auch Fälle, wo man vor 30 Leuten rocken "musste". Generell ist es aber so, dass sobald an jeder Plakatwand alles voll von Plakaten einer VA ist, diese auch dementsprechend besucht wird. Dann wiederum wird auch die Aufmerksamkeit von GEMA etc. geweckt, weswegen ich mich nun eben für das "offizielle" Event entschieden habe, mit allen Chancen und Risiken.
Dem entsprechenden finanziellen Problempunkt soll mithilfe von Sponsorengeldern entgegengewirkt werden. Wenn diese ihren Laden auf einmal auf allen Plakatwänden der Gemeinde sehen und während der VA auch noch namentlich benannt werden, sind diese hoffentlich froh und geben mir Bares
Zum Thema Ins-Boot-Holen-Einer-Renommierten-Event-Company: In dem Falle haben wir das Problem, dass es eigentlich nur eine größere gibt, welche in den letzten Jahren die Preise kräftigst hochgetrieben hat, was den Unmut so mancher gefördert hat. Nicht zuletzt deswegen wollte ich da dagegensteuern. Das haben zwar auch schon andere mit mehr oder minder nenneswertem Erfolg getan, aber ich will's mir halt auch ein Stück weit selbst beweisen (ist das noch Egomanie oder schon Unternehmerdenken? )


Bin weiterhin dankbar für Anregungen jedweder Art!

Gruß,
Nic

 

[MattB]

die genaue Kalkulation würde mich am ende doch interessieren. Für 3 Euro Eintritt und Getränke 1 Euro sehe ich das finanzielle Risiko als ziemlich hoch an. Es sei denn du bekommst über die Sponsoren noch deutlich mehr zusammen als nur die Marketing-Finanzierung.

 

[sniper]

... ich will's mir halt auch ein Stück weit selbst beweisen (ist das noch Egomanie oder schon Unternehmerdenken? ) ...

Von beidem ein wenig. Mit Tendenz zur Egomanie.

Wie gesagt, Dein Engagement in allen Ehren, ich will Dir überhaupt nichts ausreden. Ich habe selbst in diesem Jahr etwas ähnliches organisiert und durchgeführt. Und eben aus dem Unternehmergedanken heraus bin ich schon vorher zu dem Schluss gekommen: Klein und überschaubar beginnen! Und siehe da - es hat funktioniert.

Was Du vorhast unterscheidet sich durch nichts (außer in der Gästezahl) von einem Großevent, hoffentlich bist Du Dir darüber im Klaren. Weil Du den Unternehmergedanken ansprichst: Erfolgreiche Unternehmen in der Wirtschaft sind gekennzeichnet durch vorausschauende Planung, eine solide Kapitaldecke, loyale Mitarbeiter und nicht zuletzt: Erfahrung! Solche Sachen wachsen langsam, aber stetig. Erfüllst Du diese Anforderungen? Wenn ja, dann kann´s losgehen. Bei Restzweifeln lieber erstmal das 3 Meter anstatt das 10 Meter Brett nehmen.

Ein Gedanke noch: Der erfahrenste in dieser Postingrunde ist mit Sicherheit "rockbuerosued". Wenn sich bei ihm die Stirn runzelt würden bei mir die Alarmglöckchen (weil ja bald Weihnachten ist) zumindest leise klingeln .

Aber wie gesagt, niemand will Dir was ausreden. Würde mich freuen wenn Du weiterhin berichtest...

 

[Whych]

Auf der andern Seite muss man eben auch sagen wie Erfahrung bekommen wenn manns nicht mal ausprobiert. Ich denke das das finanzielle Risiko sich schon noch in Grenzen haelt. Es ist ja nicht so das ein Headliner geholt wird der erstmal 10000 Euro sehn will bevor er anfaengt.

 

[slaytalix]

Evtl. besteht Sponsoreninteresse, aber eher bei größeren Events. Jägermeister, Red Blue, Smirnoff Vodka. Cola, Banken, Sparkassen.

Brauereien natürlich vor Ort, die dann auch ihre Bierschiffchen aufstellen & Bier verkaufen wollen.

Standmieten nehmen von Schaustellern, Caterern etc.

 

[DeinVampyr]

ich kenn mich da auch absolut nich aus aber ich will trotzdem mal meine meinung pfeifen:
erstmal rspekt das du sowas auf die beine stellen willst *vorehrfurchtaufkniefallend*

ich weiß ja nich wie die leute bei euch im saarland so sind aber 3€ für so ein event? also ich dachte schon das man hier in meiner gegend die preise runterschrauben muss damit jemand kommt aber ich finde das 4€ auf jeden fall drinne seien sollten solange das bier bei 1 € bleibt !
und das ne halbestunde lang die gäste kostenlos rein kommen? hmmm.... ich weiß net! da würd ich wenn ich das das erste mal mache lieber den ganzen abend eintritt verlangen (in dem fall meinetwegen auch 3 € )
also das sollen jetzt mal ein paar "tips" von einem total unwissenden gewesen sein!

p.s.: was is mit der idee das einfach jeder der eine bestimmte eigenschaft erfüllt kostenlos rein kommt? das erregt auffsehen und ist bestimmt lustig wenn z.b. nur leute mit nem iro kostenlos rein kommen?! (nur so als beispiel)
oder diese sache vielleicht sogar irgendwie mit dem sponsoring von ner firma koppeln, so schlägt man gleich 2 fliegen mit einer klappe!

 

[tt~]

Hast du's denn mal hochgerechnet?
Kriegst du wenigstens was raus, falls die Halle voll wird?
Was machst du, wenn nur 100 oder 200 Leute kommen, sei es was weiß ich wieso?

Finanzielle Sicherheit ist praktisch gleich Null.
Ich will dir (wie alle hier) sicher nichts ausreden und respektiere, dass du sowas machst.
Find ich echt gut. Ich finde nur du solltest dir deine Risiken bisschen klar machen. Du fängst gleich ziemlich groß an.
Wenn alles voll is; alles klappt ist es natürlich toll.
Aber falls nich hast du ein ziemlich ernsthaftes Problem. Allein damit du was auf die Beine stellen kannst brauchst du ein nicht unerhebliches Kapital und es wär ja ziemlich bloed wenn du am Ende auf deinen Ausgaben sitzten bleibst.

Viel Glück damit,
Phil

 

[wary]

Woher kommt der Umsatz? Zum Einen wären da die Eintrittsgelder zu nennen, welche 3 EUR pro nach 19:30 erscheinenden Gast betragen

das dürften dan aber eher weniger sein. Wenn du eione Gesamtkapazität von 500 Leuten hast, dann würde ich eher damit rechnen das wit weniger als die Hälfte dann auch als zahlendes Publikum kommt.

Positiv : Die Hütte ist vielleicht schon beim ersten Act voll

Nachteil : Viel mehr als 500 Euro würde ich dann bei den Eintrittseinnahmen nicht fest einrechnen

[ Eher wären die wohl weitaus relevanteren Getränkeumsätze zu nennen. Die Niedrigpreispoltik, die gerade im Getränkebereich durchzuführen ist, soll für den Hauptumsatz an diesem Abend sorgen.

da dürfte schon etwas bei rumkommen, wieviel hängt nicht zuletzt von den Konditionen die du mit den Lieferanten ausmachst ab. Auch wichtig ist, das deine Barleute nicht jedem 2. die Bier umsonst geben, weil der ein guter Kumpel ist. Da musst du dir eventuell auch noch ein Konzept ausdenken.

Was du auch nicht vergessen dafst : Offizielle Tiefpreispolotik bei alkoholischen Getränken hat die Tendenz entsprechendes Publikum anzulocken, oder zumindestens das Publikum zu stärkerem Alkoholgenuss zu verleiten. Das kann gute Stimmung bedeuten, im Einzelfall aber auch zu massiven Problemen führen (randalierende Zuschauer sind für jede Security ab einer gewissen Menge auch nicht mehr zu bändigen).

Versicherung der Technik : Wer zahlt, wenn die Endstufe den Geist aufgibt. Das führt zum nächsten Punkt. Ist für alles Ersatz da?

 

[Boinix]

naja du darfst auch die kosten der sicherheitsfirma nicht vergessen, wenn du rechnest bei einer open air veranstaltung mit sagen wir mal 500 gästen:

um dir einen überblick zu gestalten

Einlassschleusen:

wenns wirklich dementsprechend ein konzert ist benötigst du knappe 2-3 schleusen daran stehen insgesamt 6 sicherheitskräfte, diese können auch die ausweiskontrolle machen, wie das im endeffekt gehandhabt wird hängt auch von den genemigungen ab die das ordnungsamt erteilt zb darfst du überhaupt gäste unter 18 drin haben usw.....

an den notausgängen müssen auch sicherheitskräfte stehen, die dafür sorgen das der notausgang frei bleibt, und das im notfall richtig gehandhabt wird. da kommt es wiederrum darauf an wieviele notausgänge du hast und wieviele dir evtll vorgeschrieben werden...

streifen sind bei solchen veranstaltung meistens 2-3 zweierteams

wenn du einen bühnengraben hast darfst du den natürlich auch nicht vergessen dort muss/sollte auch personal stehen

und der auslass natürlich auch , da rechnen wir mit 1 sma.

wenn du jetzt von 15 SMA ausgehst (was eigentlich hoch gerechnet ist, aber wenn man die auflagen anschaut ist das eine relativ gute rechnung) und einen stundenlohn von knappen 14€ rechnest dann weisst ja das das nicht gerade billig wird.
ok es lässt sich auch personal einsparen (eine streife weniger, am einlass pro schleuse nur 1 mann/bzw frau, usw....)

es kommt hald wirklich auf die örtlichkeit an und wie das klientel aussieht das du erwartest.

also bei fragen zur sicherheit nur zu......