Datenbank zur Verwaltung von Kontaktadressen, VA-Infos, etc. - Hilfe benötigt

von RealCrusher, 23.11.11.

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  1. RealCrusher

    RealCrusher Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 23.11.11   #1
    Hi,

    Bestimmt kennen einige hier den Arbeitsaufwand, der bei zunehmenden Kontakten zu Veranstaltern, Locations, Event-Planern, etc. entsteht. Bei einigen wenigen reichen ja meist noch handschriftliche Notizen, wirds mehr, fängt man irgendwann an, diese etwas sorgsamer in eine Textdatei oder sogar Excel (o.ä.) zu tippen. Allerdings wird die Kontaktpflege dann auch hier irgendwann zunehmend unübersichtlicher und die Auswahl nach bestimmten Kriterien (z.B. Welche Auftrittsmöglichkeiten gibts in der Region X in der Zeit von ... bis...? Für welche Veranstaltungen ist ein Veranstalter noch verantwortlich, wer ist nur technischer Ansprechpartner, wer Organisator? usw, usw....

    Um hier ein wenig Ordnung reinzubringen, habe ich mir überlegt, dass sich eine Datenbank, in der man entsprechende Informationen ablegen und auf vielfältige Weise miteinander in Beziehung setzen kann, das Mittel der Wahl wäre... Mein großes Problem ist aber, dass ich gerade was das Erstellen von Datenbanken angeht bis dato nur sehr rudimentäres Wissen besitze. Bisher habe ich eigentlich nur fertige Datenbanken mit fertigen GUIs benutzt, ohne zu wissen, was im Hintergrund passiert oder wie das Ganze aufgebaut ist... :-/

    Als recht technikinteressierter Mensch habe ich dann mal angefangen, mich ein wenig mit MS Access zu beschäftigen, um eine solche DB dann mal realisieren zu können. Allerdings musste ich recht schnell feststellen, dass die Einarbeitung hier doch ungleich anspruchsvoller ist als bei anderen Office-Programmen. Vielleicht gibt es ja hier im Coverband-Forum jemanden, der sich mit sowas auskennt und mir etwas helfend unter die Arme greifen kann. Vielleicht kann es ja auch eine Art "Musiker-Board-Gemeinschaftsaktion" werden... ich glaube, dass sich für eine solche Verwaltungsmöglichkeit auch noch andere hier interessieren könnten... ;-)

    Soviel zum gegenwärtigen Stand:
    Bisher habe ich zwei Tabellen erstellt, die aber noch keine (funktionierenden) Beziehungen haben.
    - Tabelle "Kontakte": Hier sollen alle relevanten Kontaktdaten rein, die sich so ansammeln. (Namen, Adressen, Telefon, Fax, E-Mail, Internetseite, etc.),
    weiterhin sollen hier aber auch Informationen darüber gespeichert werden, was um für einen Kontakt es sich handelt (z.B.: technischer Ansprechpartner, organisatorischer Ansprechpartner, durchführende Instanzen: Stadt/Gemeinde, Verein, Firma, Privatperson, Event-Management, Verleih für Licht/Ton, etc.). Gerade bei Stadtfesten ist die Organisation häufig in die Hände einer Event-Firma gelegt, dort wiederum gibts dann einen speziellen Ansprechpartner, erst organisatorisch, dann technisch.
    Auch wären hier Hinweise zur Korrespondes sinnvoll (ein Feld für freie Formulierungen, eine Datumsangabe für den ersten Kontakt, eine für den letzten...(wenn man häufiger mit der betreffenden Person Kontakt hat), Sind an den Kontakt schon Demo oder sonstige Infos versendet worden? Wenn ja, wann zuletzt?...

    - Tabelle "Veranstaltungen": Hier alle wichtigen Infos zu den einzelnen Veranstaltungen (Name, Ort, Zeit, ungefähre Besucherzahl, Art (Stadtfest, Weinfest, Jungesellenfest, Firmenfeier, etc...), Location (Halle/Saal, Club / Kneipe, Zelt, OpenAir), Veranstalter (hier muss dann eine Verknüfung zur Kontakttabelle rein), technischer Ansprechpartner (auch eine Verknüfung zur ersten Tabelle), Angaben über schon zurückliegende oder noch anstehende Bookings, Angaben über vorhandene Ausstattung/ Technik (Bühne, Licht, Ton...)
    eine Band / ein Künstler oder mehrere?...etc.

    Über entsprechende Formulare, die dann auch von technisch unerfahreneren Leuten bedient werden können ;-), sollen dann diese Tabellen gefüllt werden. Z.B. ein Formular, bei dem die grundlegenden Infos zu Kontakt und Veranstaltung beim Erstkontakt eingegeben werden können. Später können diese dann zunehmend vervollständigt werden.

    Über verschiedene Abfragen sollen dann unterschiedliche Berichtsausgaben ermöglich werden. Z.B. Welche Veranstaltungen stehen zwischen Mai und Juli an? o.ä. / Für welche Veranstaltungen ist Gemeinde X oder technischer Ansprechpartner Y zuständig? Welche Veranstalter haben sich noch nicht auf Anschreiben hin gemeldet? Wo kann ich im PLZ-Bereich 12345 kleine Clubgigs /große Bühnen/etc. spielen bzw. an Land ziehen? Die Möglichkeiten wären hier, das technische Wissen zur Umsetzung vorausgesetzt, fast unbegrenzt... (spielen müssen wir dann schon noch selbst... ;-))

    Denkbar wäre später auch eine erweiterung der DB um andere Kontakte, wei z.B. Musiker, die als Subs eingesetzt werden können, Reperaturservices für Instrumente oder anderen technischen Kram, etc....

    Idealerweise, damit man das Einpflegen der Daten auch auf andere Bandmitglieder ausweiten kann oder auch mal von einem fremden Rechner auf die Daten zugreifen kann, wäre natürlich irgendwas webbasierendes, z.B. auf MySQL-Basis... da ich aber, wie schon gesagt, keine wirkliche Ahnung bezügliche der Umsetzung habe, hab ich es jetzt erstmal mit Access versucht, wobei auch hier bisher keine nennenswerten Erfolge zu verzeichen sind...:-( Ausser vielleicht, dass ich mir überlegt habe, welche Infos wichtig sein könnten. Aber auch hier bin ich immer offen für neue Ratschläge oder Ideen... ;-)

    Vielleicht gibts ja hier den ein oder anderen Datenbankprofi, der sein Wissen beisteuern könnte.... ;-)

    In diesem Sinne konzentriere ich mich jetzt mal auf das wesendliche und fahre zur Probe... :-)
    Greetz,
    RealCrusher
     
  2. Arviaja

    Arviaja Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 26.11.11   #2
    Du hast ein bisschen umständlich geschrieben, aber wenn ich Dich richtig verstehe, willst Du im Prinzip ein Verzeichnis von Locations (mit allen möglichen Details) mit den dazu passenden offenen Spots haben, richtig? Prinzipiell keine schlechte Idee. Was ich mich frage ist, wer füllt die Datenbank mit Inhalt?
     
  3. Telefunky

    Telefunky Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 26.11.11   #3
    du hast das schon richtig erkannt... Access ist nicht zielführend (bei dieser freundlichen Aussage werde ich es mal belassen...)
    die Überlegungen sind (wie erwähnt) ja nicht nutzlos gewesen.
    Ein Tip zu Web-Interfaces... über den Browser... böse Falle, was der alles anstellen kann.
    Speziell history, vor und zurückblättern, Seiten auf/zu, aus dem cache aktivieren etc.
    Besser Server-seitig lösen. Meist Java-basiert.
    Was du vorhast, läuft im allgemeinen unter dem Begriff CRM (Customer Relationship Management)

    cheers, Tom
     
  4. RealCrusher

    RealCrusher Threadersteller Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 26.11.11   #4
    Die Inhalte kann dann jede Band / jeder Musiker für sich selbst einpflegen. Wenn man also entsprechende Veranstalter o.ä. kontaktiert, kann man dann die Infos eingeben... bestehende Zettelwirtschaften oder andere Ablagesysteme können dann ja auch übertragen werden. Denkbar wäre auch, eine Exportfunktion einzubauen, mit der man dann einzelne oder alle Datensätze an andere Bands weitergeben könnte (Prinzip Tauschbörse).

    ---------- Post hinzugefügt um 12:20:41 ---------- Letzter Beitrag war um 12:13:08 ----------

    sowas hatte ich schon befürchtet.... ;-) Aber ich dachte, um sich ein bisschen in die Materie einzuarbeiten, wäre es ganz ok... aber vielleicht sollte man es direkt "richtig machen"...
    ... und wenn man das ganze mit ner entsprechenden Login-Seite vor Fremdzugriffen absichern würde...? Mit Java kenn ich mich jetzt gar nicht aus...

    Ok, danke für den Hinweis. Dann werde ich mich mal auf die Suche begeben, was es da passendes gibt... :-)

    ThX
    RealCrusher
     
  5. Telefunky

    Telefunky Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 26.11.11   #5
    nein, das war anders gemeint.
    wenn eine Dastenbank über CGI Zugriffe direkt von der Webseite angesprochen wird, verliert man die Kontrolle darüber 'wo' sich der Client gerade befindet.
    Bei einer einfachen Suchabfrage und Auskunft hält sich das Problem noch in Grenzen, aber bei der von dir angedachten Struktur und Art der Datenpflege ist es praktisch unmöglich umzusetzen.
    Typischerweise setzt man für so etwas serverseitig Java-Frameworks ein, zB WebObjects von Apple.
    (ist nicht so meine Welt, deswegen fällt mir gerade kein anderes ein)
    Gern werden auch PHP basierte frontends genutzt (wie zB dieses Bord), aber auch da tritt das erstgenannte 'Problem' öfter auf.

    cheers, Tom
     
  6. Arviaja

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    Erstellt: 26.11.11   #6
    Also ich finde die Idee prinzipiell gut. Ich bin hauptberuflich IT Freelancer und einer meiner Bereiche sind Datenbanken und Webfrontends. Wenn sich das kommerziell verwerten lässt, dann hät' ich kein Problem, da was auszuarbeiten. Kontaktier mich mal mit einer PM mit einer e-mail Adresse.
     
  7. gmaj7

    gmaj7 Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 28.11.11   #7
    Obwohl ich IT-ler bin,

    wickele ich dieses Thema auschließlich mit einer umfangreichen Excel-Tabelle ab.
    Dort steht drin:
    - Welcher Person für welche Veranstaltung verantwortlich ist und wann die Veranstaltung im Regelfall stattfindet
    - Kontaktdaten der Person (Email, Telefon)
    - Wann der letzte Kontakt war und wie der Status ist ("Gig vereinbart", "aktuell in Verhandlung", "bald melden", "viel Später melden", "keine Möglichkeit"
    - Wann ich mich wieder melden muss und warum (z.B. Reaktion auf Demomaterial erfragen usw)
    - Und ganz wichtig, wie der letzte Stand war. Das peinlichste ist, wenn man sich bei einer Person meldet und nicht mehr weiß, wie man verblieben ist!

    Viel aufwändiger als die "technische Seite", sind die ganzen Telefonate, Emails usw. :-)

    Viele Grüße
    Micha
     
  8. RealCrusher

    RealCrusher Threadersteller Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 28.11.11   #8

    Was Mails und/oder Anschreiben betrifft, ließen sich doch zumindest die Standartschreiben automatisch erstellen, oder?

    (Ich bin Lehrer und an einer Schule, an der ich vor einigen JAhren unterrichtete hatte ein Kollege eine SchulverwaltungsDB erstellt. Wenn man dann die Eltern der Schüler kontaktieren musste, musste man im Rechner nur Klasse, Schüler und den Grund für die Kontaktaufnahme auswählen und sofort wurden im Sekretariat die fertigen Anschreiben aus dem Drucker gejagt und die Daten auch in der SChülerakte gespeichert. 3-4 Mausklicks für eine Arbeit, an der man sonst immer min. eine halbe Stunde saß... das Ganze lief über FileMaker, wenn ich mich recht erinnere...)

    Klar gehts auch mit einer Exceltabelle, aber es soll ja komfortabler werden... ;-)
     
  9. Luke2105

    Luke2105 Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 30.11.11   #9
    Hmmmm ..............

    also wir (ich) erledige alles mittels eGroupware. Das ist eine kostenfreie Groupware die im Netz läuft.
    Neben Kalender incl Gruppenkalender, Email und Adressbuch gibt es auch eine Aufgabenverwaltung. Mit etwas Geschick und Gehirnschmalz bekommt man damit eine gute kleine CRM Lösung hin, die mir 90% des Orga Aufwand abnimmt.
    OK für die Kontakte, Adressen etc bin dann immer noch ich selber verantwortlich. Aber ich habe damit ein Tool gefunden welches mich und mene Bandmates bei der täglichen Arbeit unterstützt.
    Ausserdem habe ich immer alle Infos abrufbar, solange ich ins Netz (internet) komme. Dank Iphone & Co sogar jetzt von fast jedem Punkt auf dieser Welt

    Nur mal so als Gedanke
    Jens
     
  10. RealCrusher

    RealCrusher Threadersteller Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 05.12.11   #10
    Hab mir die EGroupware mal angesehen.... aber gerade was die Filterfunktionen zur Auswertung angeht, finde ich es (zumindest im ersten Überblick) etwas mau... Klar kann ich einige Aufgaben mit dem Dokumentenmanagement, dem Terminkalender und der Kontaktverwaltung machen, aber die etwas in die Tiefe gehenden Beziehungen zwischen diesen Daten, die dann im weiteren Verlauf erst entsprechende Abfragen und Auswertungen ermöglichen, sind damit wohl nicht möglich... oder ich hab es nur noch nicht gefunden.... (hab mir das WebDemo angesehen...)
    Als Basis ist das bestimmt brauchbar, liefert aber m.E. nicht viel mehr als die Arbeit mit Excel und Outlook....

    Gruß
    Jan
     
  11. Luke2105

    Luke2105 Registrierter Benutzer

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    Erstellt: 06.12.11   #11
    Hallo Jan,
    Infolog heißt das Aufgabenmanagement, was genau die Beziehung zwischen Terminen, Kontakten und zusätzlichen Daten und Dateien herstellen kann.
    Damit lassen sich dann auch Wiedervorlagen, Historien und Wiedervorlagen aufbauen.

    gruß
    jens

    PS: Mir passt der Schuh und ich komme so bestens klar, ob das auch für andere passt möchte ich an dieser Stelle nicht mutmassen
     
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