OK, anbei ein kleiner Text, der so auch ins Eingangsposting ĂĽbernommen werden kann und hoffentlich alle Fragen beantwortet:
Wir werden uns nach jetzigem Planungsstand am Samstagnachmittag in lockerer Runde treffen, sodass Gelegenheit zur Probe besteht. Anschließend werden wir gemeinsam Abendessen, ehe der offizielle Teil mit den Darbietungen beginnt. Nach dem „offiziellen“ Teil mit vorbereiteten Stücken hat es sich in den letzten Jahren eingebürgert, noch eine offene Jamsession zu veranstalten. Das Treffen geht dann einfach solange, bis alle müde in die Betten fallen.
Es werden nach jetzigem Anmeldungsstand maximal 2 Stücke pro Teilnehmer möglich sein. Sollte es tatsächlich bei 20+ Leuten bleiben (abwarten …

), dann werde ich mir ggf. noch ĂĽberlegen, ob Duette nicht beiden Duettpartnern (statt wie bisher einem von beiden) zugeordnet werden, damit der zeitliche Rahmen gewahrt bleiben kann.
Um hier ein bisschen Flexibilität zu haben, kann mir gerne auch jeder, der möchte, mehr als nur ein oder zwei Lieder schicken und diese mit einer entsprechenden Priorisierung versehen. Sollte sich dann zeigen, dass es doch für drei Stücke reicht, hab ich das dann bereits auf dem Schirm.
Nach jetzigem Stand sind alle Stücke, für die eine Klavierbegleitung gewünscht wird, bis spätestens Ende September (ich stimme mich gerade noch mit dem Pianisten ab) einzureichen. Hierfür sollten zumindest für Popsongs Leadsheets mit Ablauf und Akkorden genügen. Ich werde außerdem noch alternativ eine Akustikgitarrenbegleitung organisieren, für diejenigen, das bevorzugen und sich nicht selbst begleiten.